Como fazer uma gestão financeira de obras sem falhas

Garantir a gestão financeira de obras é uma tarefa que envolve diversos desafios. Saiba como fazer isso de forma plena e eficaz!

A gestão financeira de obras envolve etapas decisivas para um projeto bem implementado. É preciso ter dedicação e atenção redobrada para que esse controle esteja alinhado com cada fase, afinal, envolve organizar e gerenciar os recursos destinados ao desenvolvimento da obra.

Ter total controle sobre o orçamento da obra, ajuda não só a ter um fluxo de caixa organizado, mas, principalmente, saber direcionar os recursos financeiros de forma estratégica e eficiente. Um planejamento detalhado do cronograma de pagamentos garante que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e que os riscos sejam minimizados.

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Entretanto, quando uma obra gasta mais do que o previsto - o que não é tão incomum quanto pensam - é onde o perigo se instala. Desvios não percebidos, ou seja, que não estavam previstos com antecedência, comprometem o orçamento da obra de forma drástica. 

Nesse quesito, contar com uma gestão financeira de obras eficiente e estratégica é o grande fator que pode diferenciar as construtoras. Afinal, o controle do orçamento de obras impacta em todas as etapas, na qualidade do projeto e nos diferenciais competitivos das empresas.

Entenda neste artigo como superar os desafios e ter uma gestão financeira de obras otimizada!

Os desafios da gestão financeira de obras

Gerenciar o orçamento de obras é um processo crítico para garantir que um projeto de construção seja executado dentro dos limites de custo e prazo estabelecidos. Esse processo envolve:

Acompanhamento

Acompanhar o orçamento de obras significa monitorar continuamente os custos reais da construção e compará-los com o orçamento inicial para determinar se há desvios ou variações significativas. Isso envolve a coleta de dados sobre as despesas da obra, incluindo materiais, mão de obra, equipamentos e serviços contratados.

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Lançamentos

Lançar o orçamento de obras significa manter registros precisos e atualizados das despesas da obra ao longo do tempo. Isso inclui a criação de relatórios e outros documentos para rastrear os custos e identificar áreas que possam estar contribuindo para desvios no orçamento.

Monitoramento e análise

Monitorar e analisar o orçamento de obras significa avaliar o desempenho financeiro da construção e determinar quaisquer problemas ou áreas de melhoria. Isso envolve a identificação de desvios no orçamento e a análise de seus impactos no cronograma e nos custos totais da obra. Também pode incluir a elaboração de previsões financeiras para ajudar a equipe de gestão a tomar decisões informadas sobre o gerenciamento de custos.

Os desafios envolvidos nesses processos incluem:

• A necessidade de coletar e analisar dados precisos sobre as despesas da obra;
• Lidar com mudanças inesperadas no projeto ou nas condições do local, e tomar decisões difíceis para manter o projeto dentro do orçamento;
• Falta de compartilhamento de dados e integração com outras áreas e departamentos;
• Complexidade da construção que pode tornar difícil prever com precisão os custos futuros, o que pode levar a desvios orçamentários;
• Monitoramento dos custos com precisão de todas as despesas da obra e realizar uma análise precisa do desempenho financeiro da obra;
• Tomada de decisão com base na análise do orçamento e do desempenho financeiro da obra;
• Falta de ferramentas e tecnologias de gestão financeira eficientes;
• Cumprimento de prazos;
• Conciliação bancária para confirmar se os registros de receitas e despesas batem com as movimentações bancárias.

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Como superar esses desafios?

Além de um planejamento adequado, que envolva a elaboração de um orçamento realista e a criação de um plano de gerenciamento financeiro detalhado para o projeto, para superar os desafios e ter uma gestão financeira de obras sem falhas é preciso que algumas ações sejam melhoradas e implementadas.

Determinar e estimar custos envolvidos

O processo de determinar custos envolve a identificação dos itens necessários para a execução da obra, estimativa de seus custos unitários e quantidades, e a agregação desses custos para a obtenção do custo total da obra. 

Isso pode ser feito por meio de orçamentos detalhados e análise de cotações de fornecedores.

Já a estimativa de custos envolve a projeção dos custos futuros da obra com base em informações disponíveis no momento, como o progresso da obra, o uso de recursos, o histórico de gastos, entre outros fatores. 

A estimativa de custos é útil para ajudar a gerenciar o fluxo de caixa do projeto, identificar possíveis desvios de orçamento e tomar decisões sobre a alocação de recursos.

Conciliação bancária para um maior controle

A conciliação bancária é uma ferramenta importante na gestão financeira de obras, pois permite o controle e o monitoramento das movimentações financeiras da empresa, evitando a ocorrência de erros e fraudes. Além disso, auxilia na tomada de decisão e na elaboração de relatórios financeiros precisos.

Na prática, o objetivo da conciliação bancária é verificar se todas as transações registradas no sistema da empresa, como recebimentos e pagamentos, foram efetivamente realizadas pela instituição financeira e se estão devidamente lançadas no extrato bancário. 

Caso haja alguma diferença ou inconsistência, é necessário investigar e corrigir as informações para garantir a acuracidade das informações financeiras.

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Analisar o fluxo de caixa

Saber como anda a saúde financeira da construtora é fundamental para que o desenvolvimento de projetos saia como o esperado, certo? Isso permite que os gestores tomem decisões mais informadas e precisas.

Para isso, o fluxo de caixa é uma tarefa indispensável, pois permite acompanhar as entradas e saídas de recursos financeiros da empresa, além de identificar o saldo disponível em caixa, o volume de vendas e recebimentos, os custos e despesas, além de prever as necessidades de capital de giro.

Dessa forma, a análise do fluxo de caixa permite que os gestores identifiquem a necessidade de ajustes nos processos de compra, venda e produção, além de ajudar na elaboração do orçamento e na definição de estratégias financeiras.

Além disso, a análise do fluxo de caixa é essencial para o controle financeiro, permitindo que os gestores identifiquem antecipadamente possíveis problemas de liquidez e tomem medidas preventivas para evitá-los, como negociar prazos de pagamento com fornecedores.

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Contar com um software de gestão financeira

Além desses processos, para superar os desafios, é importante não só ter uma equipe de gestão financeira experiente, mas, principalmente, um sistema financeiro robusto. 

Softwares e plataformas financeiras garantem o sucesso do projeto e uma administração financeira eficaz, certificando que o orçamento da obra esteja sempre em dia e que a equipe tenha acesso a todas as informações relevantes.

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