Sua equipe financeira recebe boletos que precisam ser pagos em diferentes bancos e em diferentes prazos? Lida com uma infinidade de contratos distintos e formas de pagamento diferenciadas? Organizar esses documentos, conferir os valores impressos nos boletos com a nota fiscal, autorizar e realizar o pagamento na data certa, manter um bom relacionamento com os fornecedores: essas são algumas das atividades do dia a do contas a pagar. Não à toa os gestores dessa área se perguntam constantemente “como melhorar meu Contas a Pagar?”. A evolução do controle do contas a pagar exige que as áreas deixem de simplesmente executar tarefas operacionais de pagamento das contas, para passar a analisar soluções financeiras mais estratégicas da companhia em relação aos compromissos. E para adotar uma postura mais eficiente e estratégica, existem processos que são base para todo o desenrolar das atividades e para que o desempenho da área de contas a pagar gere impactos positivos nos resultados da empresa. Confira!
#1 Organização e conciliação das contas a pagar
Quando uma empresa está iniciando sua operação, o controle manual da rotina financeira até parece viável. Mas à medida em que a operação cresce, fica claro que, sem soluções financeiras que organizem e automatizem o controle dos pagamentos, a margem de erros e a produtividade do time fica aquém do aceitável para uma empresa que quer chegar mais longe. O processo de organizar e conciliar os pagamentos da empresa implica na conferência de cada negociação com os fornecedores, verificação do recebimento do produto ou serviço e da certeza de que as informações dos boletos estão de acordo com as notas fiscais. Além de garantir que cada valor pago seja de fato devido, sua empresa também garante que nenhum pagamento seja extraviado ou que apareça alguma cobrança de surpresa, impactando nos resultados. Para organizar o contas a pagar e garantir a acuracidade da conciliação dos pagamentos, sua empresa pode buscar recursos tecnológicos como:
- Captura dos dados impressos nos boletos de papel para disponibilizá-los em meio digital;
- Pesquisa na rede bancária, para identificar qualquer boleto gerado contra sua empresa;
- Utilização do Débito Direto Autorizado (DDA) via banco do seu cliente para recebimento automático dos arquivos bancários;
- Validação automática dos dados de pagamentos confrontando-os com as informações das respectivas notas fiscais que estão no software de gestão da sua empresa;
- Controle das informações sobre os fornecedores, modelos de pagamento, validade das cobranças, entre outros, para garantir que valores pagos e respectivos prazos estão corretos.
#2 Controle do Contas a Pagar
A partir do mapeamento dos seus compromissos financeiros de pagamentos, que envolvem fornecedores, tributos e funcionários, você precisa garantir a correta execução dessas obrigações. Via de regra, esses pagamentos dependem de autorização, que deve acontecer respeitando a sua data de vencimento. Quando essa autorização depende da interferência manual de alguém do seu time, a praticidade e a segurança do processo são comprometidas. Por isso, a centralização dos pagamentos e o envio de informações em uma única plataforma, por meio da automatização das autorizações de pagamentos, é uma excelente alternativa. Isso porque seu time passa a contar com uma solução que substitui todas as autorizações de pagamentos manuais realizadas via diferentes internet bankings por um único local de acesso. A Magazine Luiza representa um belo exemplo disso. A rede teve uma redução de 70% do tempo no processo de aprovação de pagamentos. Mesmo que sua empresa trabalhe com diferentes bancos, a solução financeira especializada em conectividade vai padronizar os arquivos de trabalho e enviar os dados automaticamente às entidades financeiras. Sempre respeitando mecanismos de segurança, permissão de acesso e alçada para autorização dos pagamentos.
#3 Comunicação eficiente com fornecedores
Contas a pagar organizadas, conciliação automatizada e pagamentos sob controle: é hora de olhar para os fornecedores. Isso porque não é só o time de compras, por exemplo, que tem relação direta com seus parceiros de negócio, o contas a pagar também tem. Isso porque após o fechamento do negócio, dá-se início aos trâmites relacionados aos pagamento envolvidos no contrato. E não é raro que:
- Seu time receba ligações de fornecedores em busca de informações sobre seus contratos e pagamentos;
- Algumas pessoas do seu time acabem direcionando parte de seu tempo de trabalho para esses atendimentos;
- E ainda assim, seus fornecedores não estejam satisfeitos com esse atendimento.
Ora, mas se você está com tudo organizado e automatizado, que tal disponibilizar as informações sobre os pagamentos devidos por sua empresa em um portal único? E disponibilizar essas informações para que seus fornecedores possam acompanhar de forma online e a qualquer momento, o status de todos os seus recebimentos?
Soluções financeiras especializadas podem disponibilizar as informações sobre os pagamentos devidos por sua empresa em um portal único onde seus fornecedores têm acesso a dados gerenciais, operações já realizadas, status das notas fiscais e previsões de pagamentos, por exemplo. E para tornar a relação com seu fornecedor ainda mais ágil e com mais qualidade, a solução pode enviar lembretes próximo das datas de vencimentos dos pagamentos. Além de reduzir o trabalho operacional do seu time, que não precisa repassar informações por email ou telefone, você melhora o relacionamento com seus parceiros com mais transparência e colaboração. Fique de olho nesses três processos tão relevantes para uma boa gestão do contas a pagar e garanta maior eficiência na área. Para saber mais sobre como melhorar seu contas a pagar, fale conosco!