#1 Organize suas contas a pagar
Esse será o primeiro passo para tornar sua rotina mais eficiente. Ao organizar seus pagamentos, você obtém uma visão geral e integrada de todos os boletos e compromissos devidos. Essa ação servirá para:- Garantir que sua empresa pague somente pelo que contratou;
- Evitar ser pego de surpresa com solicitações de pagamento que ficaram esquecidas ou fora do controle;
- Ajudar a manter os compromissos de pagamento em dia quanto aos prazos acordados.
#2 Evite contrair mais dívidas do que sua empresa pode pagar
Organizadas as contas, você poderá ter a visão de quantos pagamentos mensais sua empresa precisa realizar e qual o montante envolvido. Com essa informação em mãos, avalie como vão as receitas e, se a conta estiver muito na estica (ou até negativa!) reavalie os compromissos e principalmente, evite contrair nova dívidas. Suas contas a pagar são constituídas por diversos tipos de despesas, e algumas delas são uma necessidade para a operação do seu negócio. Mas para equilibrar a balança dos pagamentos e recebimentos, cabe uma análise especial quanto ao que pode ser reduzido ou encerrado. Por exemplo:- No seu contrato de aluguel consta que, se o mesmo for pago até determinado dia do mês, sua empresa tem um percentual de desconto. Você tem aproveitado esse desconto?
- A compra de mercadorias ou matéria-prima utilizada na produção chega sempre com antecedência e fica aguardando em estoque para ser utilizada. Será que a compra não pode ser postergada alguns dias e consequentemente o pagamento também?
- Sua empresa fornece automóveis para determinados cargos e costuma substituí-los por modelos mais novos a cada 2 anos. Pode ser que caiba uma reavaliação aqui, quanto ao prazo para troca ou até quanto ao modelo adquirido.
#3 Mantenha os pagamentos em dia
Seu time financeiro precisa ser efetivo e ágil tanto no controle quanto na hora de efetuar os pagamentos, seja de fornecedores, tributos ou da folha de pagamento de seus funcionários. Por isso, é muito importante:
- Pagar rigorosamente em dia os compromissos firmados, para evitar, além de desgastes com a outra parte, o pagamento de juros e multas;
- Analisar, por exemplo, vantagens financeiras quanto ao pagamento e até a postergação de determinado compromisso;
- Renegociar pagamentos que não serão realizados. Procure seus fornecedores - de forma antecipada ao vencimento, mostre sua preocupação com o compromisso e apresente propostas para negociar valores de juros e multas;
- Antecipar os pagamentos quando possível, isso porque algumas contas têm incentivos financeiros como desconto. Além disso, você ganha crédito junto aos fornecedores e pode aumentar sua margem de negociação para outras situações.
#4 Conte com recursos tecnológicos no processo
Lá está uma mesa com uma pilha de boletos (em papel) aguardando para serem conferidos e, posteriormente, pagos de acordo com a data de vencimento, banco, entre outros. Você já viu essa cena na sua área? Essa pode até ser uma forma de organizar os pagamentos, mas certamente não é a mais eficiente. Com a informatização das empresas e soluções financeiras especializadas, é possível contar com a tecnologia no controle de Contas a Pagar para ser mais produtivo e assertivo em:- Organizar o processo de pagamentos;
- Contar com informações estruturadas como vencimentos e contratos firmados;
- Ter a conciliação dos dados dos compromissos e das contas a pagar;
- Dispor de informações para os fornecedores;
- Administrar a posição diária do Contas a Pagar da empresa;
- Analisar vantagens financeiras estratégicas em relação aos compromissos.
Lembre-se: as respostas à pergunta de “como melhorar meu Contas a Pagar?” estão mais próximas do que você espera. Com essas dicas e com a solução financeira certa, você trará precisão, agilidade e eficiência às rotinas do Contas a Pagar da sua empresa.
Por Nyara Arcieri
Gerente de Marketing e Growth da Accesstage
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