A forma com que os clientes fazem seus pagamentos, e como a empresa os gerencia, é tão importante quanto a estratégia de negócios da empresa. Pagamentos envolvem aspectos relativamente complexos e a empresa que não levar isso a sério se expõe a riscos que podem prejudicar seu resultado.
O modo como a empresa gerencia seus processos de pagamento pode ter um impacto gigantesco na rentabilidade da empresa e também em seu fluxo de caixa, credibilidade e reputação. Implementar as melhores práticas no Contas a Pagar é o caminho ideal para evitar falhas futuras.
Para ser verdadeiramente eficaz, o setor deve apoiar o sucesso da empresa e garantir que fornecedores e credores recebam seus pagamentos corretos em tempo hábil.
Falhas no processamento de pagamentos podem causar riscos à saúde financeira de uma empresa, mas não apenas isso há o desgaste no relacionamento com fornecedores e também pode criar uma crise de credibilidade perante o mercado. Além disso, um fluxo de caixa ruim causa vários outras falhas tão, ou mais, significativos:
Não pagar fornecedores leva a problemas de relacionamento com outras empresas e danos à reputação. Não pagar um fornecedor pode afetar o relacionamento com outros possíveis parceiros, que verão a situação com preocupação, além de prejudicar a capacidade da empresa em cumprir seus próprios prazos e obrigações contratuais.
Além de também prejudicar o relacionamento com fornecedores, pagar dívidas fora do prazo afeta o caixa, já que obriga a empresa a pagar juros e multas, além de atrapalhar a capacidade de obter crédito no futuro ou, no mínimo, afetar negativamente as taxas que podem ser oferecidas.
Ao não pagar, ou atrasar os pagamentos, a empresa pode enfrentar dificuldades em adquirir os insumos necessários para continuar operando.
Tudo isso resulta na perda de reputação causada por ser visto no mercado com um mau pagador, o que impacta na queda dos negócios.
Sem novos negócios não há como pagar o salário de funcionários, prejudicando ainda mais a reputação da empresa e impedindo o acesso aos recursos necessários para seu funcionamento.
Dessa forma, é possível entender que uma má gestão financeira pode se transformar em uma gigantesca bola de neve que afeta os negócios, reputação, funcionários e, caso não seja controlada rapidamente, tende a levar uma empresa à falência.
Ao desenvolver e implementar boas práticas no Contas a Pagar é possível perceber que os erros diminuem e quando ocorrem, são mais rapidamente corrigidos. Também se evita o pagamento de multas e juros, permitindo à empresa a manutenção do capital de giro disponível, sem mencionar a melhoria no relacionamento com credores e fornecedores. Investir em uma boa gestão é apenas o começo, mas também é necessário ter estratégias robustas para aproveitar ao máximo os benefícios de um Contas a Pagar eficiente.
Manter uma lista com os fornecedores, suas informações, e dados de relacionamento cuidadosamente analisados contribui para construir relacionamentos estratégicos e benéficos. Uma solução em gestão facilita o monitoramento da conformidade do fornecedor e também garante que as informações, termos de contrato e considerações especiais, estejam corretos.
Acompanhar o desempenho dos fornecedores é compatível com o rastreamento de seus dados e comportamentos de pagamento, incluindo processamento de faturas, pagamentos em atraso ou antecipados, etc. A tecnologia simplifica esses processos e permite a identificação de áreas problemáticas, além de fortalecer as trilhas de auditoria.
A automação contribui para que a equipe do Contas a Pagar não fique sobrecarregada com o monitoramento manual de cada fatura. Além disso, ao investir em uma solução de gestão de pagamentos, todos os interessados têm acesso às informações e documentos necessários para garantir pedidos, aprovações e pagamentos. Com a melhoria desses processos, a empresa pode criar políticas e práticas que suportam sua estratégia de negócios e também simplifica auditorias internas, previsões e relatórios financeiros.
Boa parte dos problemas no Contas a Pagar são causados por erros humanos. Com uma solução de gestão torna-se muito mais fácil detectar e reduzir erros, pagamentos duplicados, pagamentos em atraso, recibos perdidos, valores incorretos, etc.
Monitorar o relacionamento com fornecedores e analisar os padrões de compra para detectar possíveis descontos oferecidos durante o ano são dados que podem ajudar a maximizar a redução de custos e construir laços mais fortes com os fornecedores
Não se pode esquecer que o Contas a Pagar interage com clientes internos e fornecedores externos. Agendar treinamentos para o uso adequado da ferramenta de gestão, e de outras soluções que possam impactar nos pagamentos, faz com que os envolvidos nesses processos se mantenham atualizados sobre as práticas e políticas adequadas.
As soluções de gestão de Contas a Pagar da Accesstage facilitam o dia a dia do setor. Ajudam a validar tudo o que a empresa precisa pagar diariamente e também permite autorizar os pagamentos em todos os bancos que sua empresa trabalha. Converse com um dos nossos especialistas para saber como podemos ajudar a sua empresa.