Certamente sua empresa faz uso dos boletos, mas já deve ter percebido que, sem o devido cuidado, esse meio de pagamento pode se tornar um vilão para o seu controle financeiro. Para evitar que isso ocorra, é fundamental adotar práticas e soluções tecnológicas que assegurem a precisão e a conformidade das informações nos boletos emitidos.
Isso inclui a verificação minuciosa dos dados, a utilização de tecnologias de automação e conciliação financeira, e a adoção de métodos de pagamento modernos como o Pix e boletos híbridos com QR Code.
Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!
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Por que um Boleto pode ser Recusado?
Para que os boletos sejam acatados pelo banco conveniado e a cobrança seja realizada, todas as informações precisam estar em perfeita ordem. Isso significa que os dados do cedente, sacado, valores e outras informações devem ser válidas e seguir à risca a padronização da instituição bancária. Quando isso não acontece, o boleto é recusado, e seu time precisa refazer todo o processo!
Considerando que cada boleto não acatado pode demorar até 20 dias para ser devolvido, o impacto no caixa do mês é inquestionável. Se o volume de boletos emitidos por sua empresa for alto, então, nem se fala!
Além disso, a partir de janeiro de 2024, os boletos passaram a ser liquidados no mesmo dia do pagamento (D+0), aumentando a eficiência, mas ainda suscetíveis a erros de preenchimento. Essa mudança, embora benéfica, destaca ainda mais a importância de garantir que todos os dados estejam corretos para evitar recusas.
Leia também: Como melhorar a precisão da projeção do fluxo de caixa nas empresas?
Motivos Comuns para a Recusa de Boletos
- Dados incompletos ou incorretos: informações incorretas ou incompletas do pagador ou do beneficiário podem levar à recusa do boleto;
- Formato incorreto: boletos que não seguem o padrão estabelecido pelo banco podem ser rejeitados;
- Erro na linha digitável: qualquer erro na linha digitável do boleto, que impossibilite a leitura correta pelo sistema bancário, resultará na recusa;
- Inconsistência de valores: diferenças entre o valor informado e o valor real do boleto podem causar a recusa;
- Dados de pagamento inválidos: dados de pagamento, como datas e códigos de banco, que não estão de acordo com os registros do banco;
- Problemas técnicos: falhas na leitura do código de barras ou QR Code do boleto;
- Duplicidade de informações: boletos com informações duplicadas ou que já foram apresentados anteriormente podem ser recusados;
- Falta de autenticação: boletos que não possuem autenticação adequada pelo banco emissor.
6 Dicas para Evitar Boletos Recusados
Para evitar esses erros, é comum que as áreas financeiras das empresas contem com pessoas do time para digitar ou completar as informações e validar dados dos boletos. Na sua empresa também é assim?
Essa é uma atividade maçante, que exige muita atenção e conhecimento sobre os modelos de boleto utilizados. Além disso, quando realizada manualmente, é altamente suscetível a erros.
Por isso, trouxemos 6 dicas que podem ajudar seu time a minimizar consideravelmente a quantidade de boletos recusados pelos bancos:
- Reserve o horário menos tumultuado do dia para atividades que exigem conferência das informações, pois quanto menos distração, também menores são as chances de falha;
- Procure no time um profissional com maior capacidade de concentração para que o processo seja interrompido menos vezes, assim ele se torna mais assertivo, além de mais produtivo também;
- Garanta que os modelos padrão (layouts) exigidos por cada banco para o envio das remessas de boletos sejam conhecidos e atendidos por sua empresa;
- Certifique-se de que as informações obrigatórias estão preenchidas. Para esse ponto, pode ser elaborado um checklist para garantir que todos os passos do processo de conferência sejam seguidos e nenhum dado importante seja esquecido;
- Faça medições relativas à taxa de retorno de boletos em sua empresa, formulando um indicador para acompanhamento de quantos boletos são recusados pelos bancos por problemas de preenchimento, por exemplo. Com esse número em mãos, você poderá orientar melhor seu time em prol da evolução da atividade;
- Conte com a tecnologia para automatizar esse processo. Com uma solução especializada em boletos, que atende os padrões bancários e se integra com seu sistema de gestão para trafegar dados com segurança, as intervenções manuais não são mais necessárias e sua empresa ganha acuracidade e velocidade no processo.
Como Soluções Tecnológicas Especializadas Podem Ajudar?
É hora de deixar de comprometer a previsibilidade do fluxo de caixa e prejudicar o controle financeiro da sua empresa com boletos recusados por falha de digitação ou erro no modelo de boleto.
No mundo digital atual, métodos de pagamento mais modernos estão se tornando cada vez mais populares e eficazes. Em fevereiro de 2024, por exemplo, o Documento de Ordem de Crédito, conhecido como DOC, foi descontinuado. Cada vez mais métodos de pagamentos modernos e eficientes estão ganhando destaque.
Entenda: Fim das transferências via DOC: tudo o que você precisa saber!
Por isso, é essencial que as empresas adotem soluções tecnológicas especializadas para manter a competitividade e garantir a eficiência nas transações financeiras.
Aqui estão algumas soluções que podem ajudar a evitar problemas com boletos:
- Boleto híbrido: este tipo de boleto inclui um QR Code, que facilita o pagamento e reduz os erros de leitura e processamento;
- Automação de processos: soluções tecnológicas que automatizam a emissão e o processamento de boletos, garantindo que os dados sejam preenchidos corretamente e minimizando a intervenção manual;
- Conciliação financeira: ferramentas que verificam automaticamente se os pagamentos foram conciliados corretamente com os extratos bancários, evitando discrepâncias e fraudes;
- Gestão de recebíveis: soluções que oferecem uma visão consolidada e integrada dos recebíveis, permitindo um melhor controle e planejamento financeiro;
- Pix: o Pix, com suas diversas funcionalidades como o Pix Garantido e Pix Parcelado, oferece uma forma rápida, segura e eficiente de realizar pagamentos e recebimentos, sendo uma alternativa moderna e conveniente aos métodos tradicionais.
Saiba mais: Como Fazer a Integração do Pix na Gestão Financeira do Seu Negócio?
Plataforma Veragi: a Solução Completa para Evitar Erros em Boletos
A Plataforma Veragi, desenvolvida pela Accesstage, é uma ferramenta robusta e abrangente que suporta todos os aspectos necessários para evitar erros em boletos. Ela centraliza todas as operações financeiras, integrando contas a pagar e a receber, além de suportar diversas modalidades de pagamento, como Pix, TED, DOC, e boletos híbridos.
Com essa centralização, há uma redução significativa na probabilidade de erros de digitação ou formatação, já que todas as informações são gerenciadas em um único sistema — e multibanco.
Com as dicas acima, seu processo se tornará muito mais assertivo. Lembre-se: você pode (e deve) contar com soluções tecnológicas especializadas para controlar e trazer velocidade e segurança para seu processo de cobrança de boleto.