Contas a Pagar: Como Automatizar Processos?

As melhorias de desempenho e performance do setor de contas a pagar de qualquer empresa passam por investimentos em tecnologia que reduzem custos e tempo, as chamadas soluções financeiras. Todo gerente financeiro, se ainda não enfrentou esse desafio, passará pela necessidade de tornar o processo de pagamentos de contas da sua companhia menos manual e mais automatizado. Existem no mercado softwares que usufruem da conciliação de dados e permitem o pagamento de contas em diversos bancos virtualmente, a geração de relatórios e o controle minucioso do contas a pagar.

Ao contar com uma solução especializada na melhoria de negócios por meio da tecnologia certa, gerar relatórios diários é muito mais simples. O diretor ou dono da empresa saberá quanto tem de capital de giro e qual a previsão de gastos sem que uma correria se instaure no setor financeiro quando chegar a solicitação do relatório à mesa do gerente. Tudo isso porque a busca pela informação é mais rápida quando os dados estão centralizados, um grande benefício da automatização de processos.

O primeiro passo para automatizar o contas a pagar é querer centralizar pagamentos, para depois buscar um software adequado e escolher uma empresa de soluções financeiras que tenha credibilidade.

Centralização de pagamentos

Um sistema de gerenciamento das contas a pagar não permite a perda de controle nem duplicidade nos pagamentos. A ferramenta possibilita ainda capturar boletos, fornecendo o controle de todas as cobranças, a centralização e a recepção de informações. É uma maneira muito mais fácil do que utilizar o velho grampeador ou uma pilha de pastas para fazer a conciliação de notas fiscais e boletos. Também não é preciso revirar arquivos para encontrar qualquer informação.

Softwares atualizados

Todos os processos financeiros tendem a deixar o papel e migrar para a internet. Gerar boletos e notas fiscais passou a ser um procedimento eletrônico. Então, por que ficar alimentando planilhas a partir do papel e não embarcar na automatização de processos? Existem softwares que são atualizados de acordo com as demandas do mercado. Validar a compra nos setores da empresa, autorizar o pagamento com os donos e sócios e definitivamente pagar as contas não precisa mais significar uma dança de papéis entre mesas.

Parceiro com reconhecimento no mercado

Nem todos os fabricantes de softwares de soluções financeiras entendem as necessidades do seu negócio. Por isso é importante avaliar e buscar uma empresa parceira que tenha conhecimento e reconhecimento no setor. O Autorizador Web da Accesstage é um exemplo de software que preenche os requisitos e está presente na rotina financeira da Magazine Luiza, da Drogaria Iguatemi e da Vulcabras Azaleia. Essa solução permite o pagamento digital em diversos bancos e ainda conta com um aplicativo para celular. Baixar o Autorizador mobile significa nunca mais perder descontos em pagamentos ou pagar juros por não identificar prazos.

A conciliação de dados coloca na palma das mãos o controle financeiro de qualquer empresa conectada a seu tempo, eximindo o gerente financeiro e seus colaboradores da necessidade de correr a cidade inteira atrás dos bancos nos quais os pagamentos precisam ser feitos. A tecnologia também fez com que os relatórios de baixas e pendências tenham conquistado a tela dos smartphones. São muitos os benefícios do Autorizador Mobile, com apenas alguns deslizar de dedos é fácil saber quais contas uma empresa tem a pagar por ordem de valor, por data de vencimento, por fornecedor.

As informações para elaboração do fluxo de caixa de uma empresa nunca estiveram tão acessíveis e centralizadas. Com um software que organiza os pagamentos, o gerente financeiro tem disponibilidade para lidar com demandas estratégicas, porque não perde tempo conferindo relatórios de pagamento em busca de falhas. Não é preciso procurar pelo erro, porque a solução é encontrada antes de qualquer deslize acontecer.