Rotinas do setor financeiro podem ser mais eficientes. Saiba como!

Você já assistiu a um filme de época em que a dificuldade de comunicação (sem telefone celular ou internet) fez a história tomar um rumo que não tomaria nos dias atuais? A falta de recursos adequados para a solução de conflitos gera até certa angústia nos expectadores, não é mesmo?

O mesmo pode estar acontecendo na sua empresa sem que a diretoria tenha se dado conta. Se você já percebeu que existem recursos para tornar as rotinas do setor financeiro muito mais ágeis e assertivas, precisa convencer o board urgentemente! Caso contrário, os rumos que o negócio vai tomar podem não ser os melhores.

Estamos na era digital e não há como fugir da informatização das empresas. A premissa básica para que um negócio funcione, se desenvolva e gere lucro, é a organização. E para que se possa controlar com eficiência o grande volume de informações geradas diariamente, é preciso adotar soluções financeiras baseadas em tecnologia.

Sistemas automatizados de pagamentos, por exemplo, tornam-se fundamentais para companhias porque são capazes de centralizar o recebimento de dados (como cobranças de fornecedores e notas fiscais), simplificando seu controle e organização.

Imagine uma rede de supermercados que compra produtos de diversos distribuidores para os setores de limpeza, higiene pessoal, horti fruti e até artigos eletrônicos. A equipe financeira recebe boletos que precisam ser pagos em diferentes bancos e em diferentes prazos. Assim, é preciso organizar esses documentos, conferir os valores impressos com a nota fiscal, autorizar e realizar o pagamento na data certa.

Se o gerenciamento das rotinas do setor financeiro for feito por meio de planilhas, além de consumir um tempo enorme, ele também ficará exposto a erros de digitação e falhas que podem gerar pagamentos incorretos, multas e desgastes com os fornecedores, não é mesmo?

Uma maneira de evitar situações assim é apresentando à diretoria uma tecnologia específica para informatização da empresa, capaz de fazer a integração dos boletos de cobrança provenientes dos diferentes bancos com as notas fiscais das centenas de fornecedores de forma automática.

Um fornecedor especialista em soluções financeiras é capaz de oferecer um ambiente único para a organização da área, desde a conciliação dos boletos de fornecedores até o pagamento da folha de pessoal. Nesse caso, você deixa de colocar tempo e energia em processos operacionais e passa a se dedicar à gestão de fato, acompanhando a performance dos funcionários, apoiando-os com as informações necessárias e dando feedbacks. Com isso, a equipe também pode se dedicar às ações mais estratégicas para o departamento, como melhorar a rentabilidade dos investimentos ou desenhar promoções lucrativas com o time comercial e de marketing, por exemplo.

Muitas vezes a informatização da empresa pode parecer algo oneroso para a diretoria. Nesse caso, é interessante apontar as ações estratégicas as quais você e seu time poderiam estar se dedicando, mas não conseguem por falta de eficiência nos processos operacionais. Essa reflexão vai abrir os olhos dos executivos para esta importante questão. Como foi dito no início do post, não há como fugir da tecnologia na era digital. Portanto, quanto mais ela for vista como parceira de negócio, melhores os resultados da companhia.