Gestão de pagamentos de fornecedores: conheça os principais desafios

Estudo do Sebrae projeta que 1,5 milhão de pequenos negócios devem ser abertos no Brasil em 2019, aproximadamente 5 mil novas empresas abertas por dia – entre microempreendedores individuais, que faturam até R$ 81 mil por ano, micro e pequenas empresas. Isso representa mais de 98% dos negócios abertos no Brasil. Já o número de empresas inadimplentes também cresceu. De acordo com a Serasa Experian, mais de 5 milhões de empresas estavam inadimplentes em agosto de 2018

Um dos motivos para essa inadimplência está ligado diretamente à gestão financeira da companhia, com falhas em processos de recebimentos e pagamentos e falhas no uso das melhores práticas do setor. Dessa forma, manter a área financeira organizada e com processos bem definidos pode ser o diferencial que vai manter a empresa viva nos próximos anos, enquanto outras são fechadas.

Apenas com um bom planejamento e gestão, a área financeira pode ter maior controle em relação ao fluxo de caixa e a situação com fornecedores.

Os desafios da gestão de pagamentos
Lidar com diversos fornecedores, obviamente, não é uma tarefa simples. Além disso, há diversos desafios que precisam ser superados. É preciso organizar o fluxo de caixa, negociar com os fornecedores, pagar contas, analisar indicadores financeiros, traçar metas, etc.

Um dos maiores desafios é manter os dados financeiros atualizados. Sem ter dados confiáveis, é impossível criar uma estratégia realista para os negócios e melhorar os processos. Um setor financeiro otimizado precisa de métricas de desempenho e precisa prestar atenção ao que acontece no mercado: mudanças e inovações.

Mas, há outros desafios que merecem atenção:

• Processos obsoletos
  Processos manuais, que não seguem as melhores práticas, são, normalmente, os maiores empecilhos para uma boa gestão financeira. Uma ótima forma de lidar com o assunto é buscar ferramentas que automatizem as tarefas, como as oferecidas pela Accesstage.
• Erros humanos
  Com o crescimento da empresa, também cresce o fluxo de arquivos e documentos que precisam ser processados, assim automatizar as tarefas do setor é a melhor estratégia para evitar erros.
• Estratégia
  A área financeira precisa aprender a antecipar possíveis situações críticas. É preciso saber analisar o mercado, prestar atenção aos indicadores do setor e antecipar crises e oportunidades de crescimento.
• Facilidade de adaptação
  Uma empresa que se adapta às mudanças rapidamente tem menores chances de sofrer crises e até de fechar as portas. É preciso estar preparado para mudanças estratégicas que se alinhem ao mercado e a novas tecnologias para o setor.

Cuidados que devem ser tomados
Melhorar a gestão financeira não está ligado, apenas, a melhorar processos internos, mas também em desenvolver um relacionamento transparente e assertivo com os fornecedores, já que isso impacta, até, nos resultados da empresa. E o Contas a Pagar tem papel significativo nesse relacionamento.

Por isso, alguns cuidados devem ser tomados:

• Entrada manual de dados
  Os erros humanos impactam todos os setores da empresa. No caso do Contas a Pagar, o processo é tedioso, consome recursos e tempo. Assim, erros acontecem frequentemente. A maneira mais simples de reduzir tais erros, é automatizando processos. Assim, o trabalho operacional da equipe também é reduzido.
• Gestão da informação
  A quantidade de documentos cresce a cada dia e cada um deles precisa ser armazenado corretamente e por prazos diferentes. A digitalização desses documentos melhora a eficiência do Contas a Pagar.
• Transformação do Contas a Pagar
  O setor passa por diversas mudanças. Atualmente, o Contas a Pagar é responsável por centralizar e consolidar as informações de pagamento das empresas, entretanto, ainda é comum ver processos manuais no setor. Novamente, a tecnologia pode melhorar a atuação do setor e pode ajudá-lo a entregar mais valor à estratégia financeira da empresa.
• Aprovação de pagamentos
  O processo de liberação de pagamentos pode ser burocrático e longo, para evitar demoras na autorização dos pagamentos, o essencial é contar com um aplicativo que permita a aprovação dos pagamentos em qualquer local.

O relacionamento financeiro com os fornecedores

Oferecer autonomia aos fornecedores. Essa é uma das funções do Access Bill Corp, ferramenta que auxilia no relacionamento financeiro. A ferramenta, também, ajuda a reduzir o tempo gasto em processos operacionais e permite operações de risco sacado, que é a antecipação dos valores aos fornecedores. Isso em um único portal.

Por esse portal, um canal entre a empresa e os fornecedores é criado e os custos telefônicos são reduzidos. Fale com um dos nossos especialistas para saber mais sobre a solução.