Conheça 4 Passos para a Gestão da Folha de Pagamento

O crescimento da empresa é, sem dúvida, motivo de muita comemoração: todo trabalho e investimento está sendo recompensado! No entanto, ao ver o negócio prosperar, o empresário também percebe que alguns controles precisam ser mais rígidos, principalmente na questão da folha de pagamento dos funcionários.

É importante destacar que o número de processos trabalhistas no Brasil bateu recorde em 2015 e já é o maior em 20 anos, superando a marca de 2,5 milhões de ações, conforme aponta levantamento divulgado pelo portal de notícias G1. Isso significa que os planos de muitas empresas podem estar comprometidos, pois os recursos serão alocados para saldar as dívidas processuais.

Para ficar longe dessa estatística, é preciso olhar essa questão com todo o cuidado que ela merece e seguir etapas essenciais em sua condução. Conheça agora 4 passos fundamentais para a gestão da folha de pagamento na sua empresa:

1. Padronize a estrutura de cargos e salários

Identificar as funções necessárias na organização e as hierarquias de cargos dentro das equipes ajuda a identificar a capacidade de contratação da empresa e fazer uma melhor gestão da folha de pagamento. Por exemplo, sabendo quantos são os gerentes que a operação comporta e quais os adicionais possíveis em sua remuneração, o gestor financeiro consegue definir com a área de RH (Recursos Humanos) quando será possível efetuar novas contratações para o cargo ou realizar uma promoção.

2. Registre adequadamente a jornada de trabalho

O primeiro passo é um marco na gestão do seu negócio. Esqueça os “acordos de corredor” e dessa forma estará protegendo o funcionário e a empresa. É preciso ter uma forma oficial de controle de ponto indicando o horário das entradas, saídas e intervalos. Além disso, também é preciso registrar horas extras, folgas e atrasos corretamente. É fundamental fazer este controle, pois essas questões lideram a lista dos 21 erros que levam à ações trabalhistas contra uma empresa, divulgada pela revista Exame. Isso pode ser feito por meio da automatização dos processos, trazendo muito mais segurança e acuracidade nas informações.

3. Estabeleça uma rotina de entrega de contracheques

O demonstrativo que representa o salário do trabalhador, incluindo todos os descontos aplicáveis (como contribuições aos sindicatos, impostos e plano de saúde), é um documento valioso para o trabalhador, pois serve de base para a elaboração do imposto de renda ou tomada de crédito. A entrega deste documento é uma obrigação legal e, no caso do comprovante de rendimentos, por exemplo, a empresa que atrasar sua entrega pode ser multada. Assim, criar uma rotina com prazos estabelecidos é fundamental tanto para os departamentos envolvidos (Financeiro e Recursos Humanos) poderem se organizar, quanto para os funcionários ficarem tranquilos em relação ao recebimento. A informatização dos setores contribui fortemente para a regularidade do processo.

4. Mantenha um backup de todos os documentos 

É obrigação legal do empregador manter a guarda dos documentos dos funcionários que podem ser solicitados a qualquer momento, seja pelo empregado, seja por autoridades de fiscalização. Existem documentos que precisam ser arquivados de forma impressa por até 30 anos como é o caso dos documentos relativos ao FGTS (Fundo de Garantia Por Tempo de Serviço). Dessa forma, é muito importante ter um contador de confiança que oriente nesta questão e apoie a gestão desses documentos para que a empresa e o funcionário estejam resguardados na lei.

Fazer a folha de pagamento dos funcionários é uma tarefa tão crítica quanto delicada, requer o envolvimento de profissionais capacitados e automatização dos processos para evitar a lentidão e as falhas naturais de um trabalho manual.

Se sua empresa busca o crescimento sustentável e a longevidade, dedicar atenção a essa atividade é um excelente começo e trazer a informatização para autorizar e controlar os pagamentos, gerar arquivos de remessa e comprovantes de forma automática é fundamental!

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