4 Dicas de Como Melhorar o Contas a Pagar da Sua Empresa

Se na sua empresa a crise trouxe ainda mais pressão para a área de Contas a Pagar não estranhe. Isso acontece porque para garantir melhores resultados, as responsabilidades dessa área ultrapassam a simples realização dos pagamentos programados. O controle de contas a pagar, que já não era tarefa fácil, tornou-se ainda mais exigido e imprescindível nas empresas. Com o aumento das expectativas sobre a área, espera-se do time atuação estratégica e gestão eficiente dos pagamentos à fornecedores e funcionários, além de trabalho voltado às melhores alternativas quanto aos prazos e possíveis renegociações. Você está se perguntando por onde começar a estruturar sua área? Como melhorar meu Contas a Pagar? Confira quatro dicas que fazem toda a diferença para a performance da área.

#1 Organize suas contas a pagar

Esse será o primeiro passo para tornar sua rotina mais eficiente. Ao organizar seus pagamentos, você obtém uma visão geral e integrada de todos os boletos e compromissos devidos. Essa ação servirá para:

Garantir que sua empresa pague somente pelo que contratou;
Evitar ser pego de surpresa com solicitações de pagamento que ficaram esquecidas ou fora do controle;
Ajudar a manter os compromissos de pagamento em dia quanto aos prazos acordados.

Essa atividade pode parecer básica e operacional, mas é importantíssima e deve ser realizada periodicamente e com atenção especial por parte do time financeiro. Ela será a base do controle de Contas a Pagar na sua empresa. Todas as cobranças emitidas contra ela precisam ser conhecidas para posterior programação e autorização dos pagamento, de acordo com as condições contratuais, bancos e prazos estipulados.

#2 Evite contrair mais dívidas do que sua empresa pode pagar

Organizadas as contas, você poderá ter a visão de quantos pagamentos mensais sua empresa precisa realizar e qual o montante envolvido. Com essa informação em mãos, avalie como vão as receitas e, se a conta estiver muito na estica (ou até negativa!) reavalie os compromissos e principalmente, evite contrair nova dívidas. Suas contas a pagar são constituídas por diversos tipos de despesas, e algumas delas são uma necessidade para a operação do seu negócio. Mas para equilibrar a balança dos pagamentos e recebimentos, cabe uma análise especial quanto ao que pode ser reduzido ou encerrado. Por exemplo:

No seu contrato de aluguel consta que, se o mesmo for pago até determinado dia do mês, sua empresa tem um percentual de desconto. Você tem aproveitado esse desconto?
A compra de mercadorias ou matéria-prima utilizada na produção chega sempre com antecedência e fica aguardando em estoque para ser utilizada. Será que a compra não pode ser postergada alguns dias e consequentemente o pagamento também?
Sua empresa fornece automóveis para determinados cargos e costuma substituí-los por modelos mais novos a cada 2 anos. Pode ser que caiba uma reavaliação aqui, quanto ao prazo para troca ou até quanto ao modelo adquirido.

Uma boa gestão financeira será fundamental para que sua empresa seja bem-sucedida e sustentável ao longo do tempo. Para que essa gestão seja eficiente, pode ser necessária uma reavaliação firme quanto às despesas realmente imprescindíveis para seu negócio.

#3 Mantenha os pagamentos em dia
Seu time financeiro precisa ser efetivo e ágil tanto no controle quanto na hora de efetuar os pagamentos, seja de fornecedores, tributos ou da folha de pagamento de seus funcionários. Por isso, é muito importante:

Pagar rigorosamente em dia os compromissos firmados, para evitar, além de desgastes com a outra parte, o pagamento de juros e multas;
Analisar, por exemplo, vantagens financeiras quanto ao pagamento e até a postergação de determinado compromisso;
Renegociar pagamentos que não serão realizados. Procure seus fornecedores - de forma antecipada ao vencimento, mostre sua preocupação com o compromisso e apresente propostas para negociar valores de juros e multas;
Antecipar os pagamentos quando possível, isso porque algumas contas têm incentivos financeiros como desconto. Além disso, você ganha crédito junto aos fornecedores e pode aumentar sua margem de negociação para outras situações.

Para agregar valor aos negócios da empresa, a área de Contas a Pagar deve sempre buscar as soluções financeiras mais atrativas para empresa. E claro, isso pode implicar no não pagamento de alguma conta. O importante é que o fato seja conhecido com antecedência para ainda assim, ser tratado da melhor maneira possível tanto para a empresa quanto para a outra parte envolvida.

#4 Conte com recursos tecnológicos no processo

Lá está uma mesa com uma pilha de boletos (em papel) aguardando para serem conferidos e, posteriormente, pagos de acordo com a data de vencimento, banco, entre outros. Você já viu essa cena na sua área? Essa pode até ser uma forma de organizar os pagamentos, mas certamente não é a mais eficiente. Com a informatização das empresas e soluções financeiras especializadas, é possível contar com a tecnologia no controle de Contas a Pagar para ser mais produtivo e assertivo em:

Organizar o processo de pagamentos;
Contar com informações estruturadas como vencimentos e contratos firmados;
Ter a conciliação dos dados dos compromissos e das contas a pagar;
Dispor de informações para os fornecedores;
Administrar a posição diária do Contas a Pagar da empresa;
Analisar vantagens financeiras estratégicas em relação aos compromissos.

Lembre-se: as respostas à pergunta de “como melhorar meu Contas a Pagar?” estão mais próximas do que você espera. Com essas dicas e com a solução financeira certa, você trará precisão, agilidade e eficiência às rotinas do Contas a Pagar da sua empresa.