O impacto da transformação digital na área de Contas a Pagar

Empresas de todos os tamanhos, em todo o planeta, estão enfrentando o desafio da digitalização. O mercado passa por uma transformação gigantesca e quem demorar para embarcar vai perder dinheiro e deixar de fechar bons negócios. De acordo com o estudo Global Digital Transformation, da Market Research Engine, os investimentos em transformação digital devem ultrapassar US$ 462 bilhões até 2024 e a área financeira das empresas não pode ficar de fora.

O Contas a Pagar é considerada uma área alvo no processo de transformação digital das empresas, devido ao alto volume de dados e demais complexidades envolvidas. As soluções disponíveis vão desde simples aplicativos até plataformas avançadas de automação. Essa automação permite que o setor passe de ser apenas um centro de custo para se transformar em um ativo estratégico para os negócios, melhorando o uso dos recursos e informações disponíveis.

Para a Frost & Sullivan, a transformação digital está remodelando a paisagem e cultura corporativa da empresa, e de forma particular no Contas a Pagar. Com isso, é preciso prestar atenção às diversas tendências e tecnologias disruptivas para que embarcar de forma consistente na transformação do Contas a Pagar:

• É preciso otimizar as estruturas internas e externas de custos para se manter competitivo;
• Entender que o mercado de pagamentos B2B online está em crescimento;
• Entender que a transformação digital acontece em todos os lugares, na vida profissional e pessoal das pessoas, que cada vez mais estão se acostumando a executar suas tarefas em qualquer dispositivo, a qualquer momento, de qualquer lugar.

Essa é uma grande oportunidade para que o setor de Contas a Pagar se dedique ao usuário final e passe a utilizar ferramentas digitais que personalizem os dados apresentados de uma forma que proporcione mais valor aos usuários e a empresa. O uso de soluções tecnológicas no Contas a Pagar pode ajudar as empresas a transformar dados, teoricamente, sem sentido em insights para novos negócios, tornando o small data em informações relevantes.

O Contas a Pagar digital
No departamento financeiro a oportunidade de automatizar processos é inevitável e o Contas a Pagar precisa urgentemente de uma revolução para alavancagem operacional. A automação permite que processos manuais ou baseados em papel sejam trocados por um fluxo digital que melhora o processamento de faturas e o gerenciamento de contratos, mas como acelerar o processo para que o Contas a Pagar seja, realmente, digital?

O primeiro passo é mudar a percepção que o Contas a Pagar, inclusive internamente, seja apenas um setor que processa pagamentos. Para isso é preciso jogar fora modos antigos de pensar e enxergar a inovação como mola propulsora para administrar o caixa da empresa e focar nos processos – e não apenas no pagamento de contas.

Isso exige uma mudança de cultura e o entendimento que a tecnologia pode mudar a atmosfera do negócio. No caso da automação, ela agrega valor ao Contas a Pagar e aos negócios e chega para reorganizar a equipe e as habilidades dos funcionários para que possam assumir funções mais estratégicas.

O processo de pagamento afeta toda a empresa. Ele começa no setor de Compras, passa por processos de aprovação e a fatura é criada após essa aquisição (de produtos ou serviços) ser aprovada. Depois disso, a fatura é enviada aos aprovadores e liberação de pagamento.

O ciclo pode ter afetado, pelo menos, três pessoas – muitas vezes esse número é maior – dentro da empresa, sem mencionar o tempo gasto na comunicação entre departamentos. Todo esse processo pode, e deve, ser automatizado, entregando-o para que a máquina cuide do trâmite e que os funcionários tenham tempo para outras tarefas ou para pagamentos que exijam o tratamento manual.

Em cenários avançados de automação, o aprendizado de máquina também contribui para que dados relevantes sejam analisados, comparando-os com pagamentos anteriores, para que a máquina aprenda com o histórico as regras de pagamento utilizadas para aquele determinado fornecedor, diminuindo, ainda mais, a necessidade de intervenção humana.

A eficiência é o objetivo final do Contas a Pagar. Ordem e pontualidade é o foco, principalmente quando o número de faturas cresce junto com a empresa. Assim, um dos principais focos na automação do setor está na adoção de transações eletrônicas que permitam à empresa economizar tempo e dinheiro, e que entreguem o potencial de importar e analisar os dados diretamente em uma solução que centralize o recebimento de boletos e notas fiscais digitalmente, diminuindo a intervenção manual na entrada dos dados.

Essa transformação exige mudanças em processos, mas também no comportamento de funcionários e gestores. A implementação de uma nova tecnologia pode ser um desafio, mas todos devem entender que ela foi feita para agregar valor ao trabalho.