Conheça a melhor maneira de fazer a gestão dos recebimentos

É de conhecimento de todo bom gestor financeiro a importância de escolher um método de pagamento que ofereça a garantia, ao máximo possível, de recebimento pelos produtos vendidos ou serviços prestados.

E, sem a menor dúvida, o débito automático é um dos meios mais eficientes, afinal nada mais é do que uma transferência programada, ou seja, uma autorização concedida ao banco para que desconte um valor determinado de uma conta corrente ou poupança e repasse para outra conta.

No entanto, mesmo classificado como o mais eficiente para este fim, o débito automático não garante 100% a certeza de recebimento, pois sempre podem ocorrer problemas que levem os clientes a não pagarem seus débitos na data programada.

Esse é um dos motivos que podem dificultar a gestão destes recebimentos. Mas além deste, existe também a dificuldade de visualização de todos os valores que devem (ou deveriam) entrar na conta por meio desta modalidade de recebimento.

E isso pode ocorrer devido ao fato de as empresas terem contas em diversos bancos, justamente para facilitar o atendimento aos clientes. Porém, quando uma grande variedade de contas bancárias faz parte da realidade da empresa torna-se necessário, muitas vezes, entrar no sistema de cada instituição, separadamente, para verificar as entradas e os saldos.

E é justamente esse trabalho que pode exigir muita dedicação de tempo da equipe de contas a receber. Se forem dezenas de bancos, por exemplo, pode ser que sejam necessárias várias horas de um dia, talvez até um dia inteiro ou até mesmo mais de um profissional dedicado exclusivamente para esta função.

Imagine todo o trabalho e tempo dedicado para obter uma boa gestão financeira das contas a receber por débito automático!

Para chegar ao resultado esperado é preciso muita dedicação, que envolve um trabalho árduo, porém extremamente necessário, pois reflete diretamente no resultado final da empresa.

Utilize as melhores ferramentas

No entanto, este trabalho pode ser facilitado quando você e sua equipe contam com ferramentas que podem oferecer otimização de tempo e mais clareza na execução de alguns processos.

Com investimento nas ferramentas certas, toda a equipe pode passar a ter uma visão multibancos, que é capaz, até mesmo, de reduzir o tempo dedicado para a gestão financeira dos valores recebidos por débito automático em até 30%.

A visão multibancos é oferecida pela consolidação - processo que é capaz de agregar dados de fontes diferentes. Ou seja, a equipe passa a ter acesso a dados de extratos e bancos diferentes em um único sistema, sem ter a necessidade de entrar em cada banco separadamente.

É justamente essa visão que torna o processo de gestão mais rápido e eficaz e possibilita mais flexibilidade para a equipe dedicar tempo para outras atividades.

Quando sua empresa investe em ferramentas que oferecem um bom sistema de consolidação de recebíveis você passa a contar com a seguintes funcionalidades:

• Disponibilização de relatórios e arquivos em um único portal;
• Gestão diária das informações de forma detalhada;
• Possibilidade de obter detalhes dos recebimentos por bancos ou agente arrecadador;
• Possibilidade de acompanhar tarifas praticadas pela prestação de serviço;
• Oportunidade de obter dados de totalizador diário e mensal que ajudam a compor o fluxo financeiro (ex: data, valor, dia, valor acumulado) separados por forma de recebimento;
• Possibilidade de visualizar relatórios financeiros (em formato analítico, gerencial e totalizador), gerados diariamente com as movimentações dos dias anteriores.

Além deste processo de consolidação, ao investir em uma ferramenta robusta e completa você pode contar com a automatização da conciliação de todos os valores recebidos. E quando falamos em conciliação, estamos tratando de uma das mais importantes práticas de controle financeiro, pois é a partir deste processo que possíveis inconsistências podem ser percebidas.

Por meio da conciliação se faz a comparação entre as regras de cada cliente e os levantamentos nos extratos bancários. E é neste processo que se torna possível visualizar as entradas (em débito automático) efetuadas e as que deveriam constar, mas ainda não aparecem no extrato.

Ao optar por ferramentas de conciliação você, gestor financeiro, e sua equipe passam a contar com as seguintes funcionalidades:

• Acompanhamento de lotes (NSA – Número Sequencial de Arquivos) processados na remessa e retorno (status);
• Análise consolidada de lotes (quantidade e valor);
• Análise detalhada de lote através de filtros de pesquisa;
• Análise de registros conciliados;
• Análise de registro não conciliado através da pesquisa e conciliação manual;
• Segmentação do cadastro por setor, zona, região, etc;
• Disponibilização de relatórios gerenciais que incluem: “mensagens de retorno por ocorrência”, “posição consolidada de remessas e retornos”, “previsão de recebimento” e “relatório consolidado dinâmico de remessas e retornos”.

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