Automatize a consolidação e conciliação de débitos automáticos

O débito automático é, com certeza, um dos meios mais eficazes para garantir o recebimento dos valores de produtos vendidos ou serviços prestados. Afinal, nada mais é do que uma transferência programada, ou seja, uma autorização concedida ao banco para que desconte um valor determinado de uma conta corrente ou poupança e repasse para outra conta.

No entanto, concretizar uma gestão eficiente dos recebimentos por este meio demanda um trabalho árduo. Muitas vezes é necessário dedicar várias horas para obter o resultado esperado; e ainda assim podem ocorrer inconsistências que dificultem o processo.

Entre as dificuldades apontadas por profissionais da área está complexidade na visualização de todos os valores que devem (ou deveriam) entrar na conta. Isso porquê o fato de as empresas terem contas em diversos bancos torna necessário, muitas vezes, entrar no sistema de cada instituição, separadamente, para verificar as entradas e os saldos.

Pensando neste cenário, se forem dezenas de bancos, por exemplo, pode ser que sejam necessárias várias horas de um dia; às vezes até um dia inteiro ou até mesmo mais de um profissional dedicado exclusivamente para esta função.

E realizar todo esse trabalho de forma manual pode demandar muito mais tempo da equipe. Interferindo até mesmo na rotina do gestor financeiro que, às vezes, é até obrigado a entrar no trabalho operacional para garantir a certeza do resultado esperado. E isso acaba tirando o foco do estratégico.

Processo automatizado

A solução para fugir destes problemas e garantir a máxima eficácia na gestão financeira dos recebimentos por débito automático é investir em ferramentas que podem oferecer otimização de tempo e mais clareza na execução de alguns processos extremamente importantes como a conciliação e consolidação.

Quando há investimento nas ferramentas corretas toda a equipe passa a ter uma visão multibancos, que é capaz até mesmo de reduzir em até 30% o tempo dedicado para a gestão financeira dos valores recebidos por débito automático.

E é a consolidação que proporciona a visão multibancos – processo que á capaz de agregar dados de fontes diferentes. Ou seja, a equipe passa a ter acesso a dados de extratos e bancos diferentes em um único sistema, sem precisar entrar em cada banco de forma separada.

Esta visão multibancos e automatizada torna a gestão mais rápida e eficiente e possibilita mais flexibilidade para a equipe dedicar tempo para outras atividades.

Ao investir em ferramentas que ofereçam um bom sistema de consolidação de recebíveis sua equipe passa a contar com:

• Disponibilização de relatórios e arquivos em um único portal;
• Gestão diária das informações de forma detalhada;
• Possibilidade de obter detalhes dos recebimentos por bancos ou agente arrecadador;
• Possibilidade de acompanhar tarifas praticadas pela prestação de serviço;
• Obtenção de dados de totalizador diário e mensal que ajudam a compor o fluxo financeiro (exemplo: data, valor, dia, valor acumulado) separados por forma de recebimento;
• Visualização de relatórios financeiros (em formato analítico, gerencial e totalizador), gerados diariamente com as movimentações dos dias anteriores.

Mas não para por aí! Para alcançar o resultado esperado e uma gestão financeira de excelência é preciso, também, investir na automatização da conciliação de todos os valores recebidos.

A conciliação está entre as principais práticas de controle financeiro, pois é ela que apresenta possíveis inconsistências.

Com a conciliação se torna possível fazer a comparação entre as regras de cada cliente e os levantamentos nos extratos bancários. Este processo permite a visualização das entradas (em débito automático) efetuadas e as que deveriam constar, mas ainda não aparecem no extrato.

Quando o gestor financeiro decide investir em uma boa solução que ofereça ferramentas de conciliação toda a equipe passa a contar com:

• Acompanhamento de lotes (NSA – Número Sequencial de Arquivos) processados na remessa e retorno (status);
• Análise consolidada de lotes (quantidade e valor);
• Análise detalhada de lote através de filtros de pesquisa;
• Análise de registros conciliados;
• Análise de registro não conciliado através de pesquisa e conciliação manual;
• Segmentação do cadastro por setor, zona, região, etc;
• Disponibilização de relatório gerenciais que incluem: “mensagens de retorno por ocorrência”, “posição consolidada de remessas e retornos”, “previsão de recebimento” e “relatório consolidado dinâmico de remessas e retornos”.

 Conheça as ferramentas que podem mudar a rotina de sua equipe e otimizar sua gestão financeira dos recebíveis por débito automático. E para saber mais, converse com nossos especialistas!