Maquininha de cartão: como controlar seu custo de maneira eficiente?

Existem duas formas de um estabelecimento comercial implantar o recebimento por cartões e fazer a comunicação com as operadoras e a administração financeira. A primeira é conhecida como TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) ou PDV (Ponto de Venda), que usa um leitor de cartões (sem impressora) para capturar e enviar os dados diretamente ao sistema de gestão utilizado pelo estabelecimento. Esse modelo é o mais usado, porque a integração com o sistema facilita a emissão das notas fiscais e o acompanhamento das vendas pelo departamento financeiro.

A outra opção é o POS (Point of Sale ou Point of Service), que é a maquininha de cartão com impressora. Essa é uma ótima solução para atender picos de demanda ou então para melhorar o nível de serviço ao cliente, já que ela pode ser fixa ou móvel. No entanto, por não se conectar ao sistema de gestão, ela gera mais trabalho de administração financeira para a companhia, que precisa gerenciar os gastos envolvidos no processo (aluguel e taxas).

Os custos do POS são variáveis, dependendo da negociação realizada com as operadoras e também da natureza do negócio. As taxas sofrem variações de acordo com o volume de transações e gasto médio por compra, por isso, seu controle exige mais do departamento financeiro. A mensalidade é fixa e, geralmente, engloba os custos de manutenção da maquininha, das bobinas para impressão do comprovante e do aluguel do aparelho.

Se a sua empresa não pode abrir mão do POS, gerenciar essas vendas também não pode ser motivo de dor de cabeça para você. Com uma boa ferramenta de conciliação de vendas por cartão, a equipe financeira consegue gerenciar informações para o melhor controle dos custos com o sistema POS, pois tem visão total da agenda financeira. Ela permite fazer simulações dos custos com base em relatórios de valores e quantidades mensais das vendas e também de valores médios de cada transação. Com essa tecnologia ainda é possível conferir facilmente se as taxas praticadas são realmente as que foram acordadas na negociação.

A solução tecnológica ideal é capaz de fornecer informações precisas para você tomar a melhor decisão sobre questões que impactam diretamente no caixa da empresa, por exemplo:

• Concentrar as vendas em uma das operadoras de cartão. Depois de pelo menos três meses de faturamento com a operadora, você já consegue projetar a expectativa de venda para os próximos períodos e assim, negociar melhores taxas com a operadora escolhida. Para eleger a sua operadora, lembre-se de considerar também outros aspectos, como o bom atendimento e a tecnologia adotada. Vale ressaltar que é importante manter outra operadora como backup.
• Negociar serviços extras para oferecer comodidade ao seus clientes e se diferenciar da concorrência. Existem operadoras que permitem que outros serviços sejam realizados, como a recarga de celulares pré-pagos e a oferta de troco em dinheiro ao cliente. Essas podem ser boas opções para bares, padarias ou farmácias, por exemplo. Dependendo da operadora, cada vez que o serviço extra é utilizado sua empresa recebe um crédito que, no fim do mês, pode cobrir o valor do aluguel da máquina.

Para realizar essas análises e embasar seus argumentos na negociação, é preciso ter todas as informações financeiras de seu negócio em ordem e, por isso, a solução de conciliação de vendas por cartão é tão fundamental. 

Com o apoio da tecnologia certa, a utilização do POS na sua empresa deixa de ser um transtorno para o departamento financeiro e passa a ser um aliado para alavancar o caixa.