Boletos e Sistema ERP: Você pode estar fazendo isso errado. Confira!

No atual cenário econômico nacional, o “mar não está para peixe”. A inadimplência das empresas subiu 7,3% no terceiro trimestre de 2015, em comparação ao mesmo período do ano anterior, e 2,5% em relação ao segundo trimestre do mesmo ano. Mesmo com perspectivas não muito animadoras, sua empresa precisa buscar alternativas para driblar a crise, alavancar os negócios e gerar resultados. Nesse “oceano cheio de tubarões” está você, com a missão especial de organizar a área financeira, atingir o máximo de produtividade do time e suportar metas agressivas de expansão.  

Para que sua missão seja cumprida, você precisa contar com um time motivado e com esforços direcionados para ações estratégicas. O tempo da equipe não pode ser "perdido" com atividades manuais e sem valor agregado.

Então, que bom que sua empresa oferece cobrança por boleto como mais uma ótima opção para fechamento dos negócios! Mas, se para isso, seu time precisa fazer digitação dos dados e controle manual dos recebimentos, tem alguma coisa errada aí!

Sua empresa utiliza um ERP (sistema de gestão) que dispõe, por exemplo:

• Das informações de seus clientes (como nome, CPF ou CNPJ e endereço), nesse caso, os pagadores dos boletos;

• Dos dados dos bancos com os quais sua empresa trabalha (banco, agência, carteira, entre outros);

• Das notas fiscais e dos títulos referentes à transação que dá origem aos boletos.

Dessa forma, uma solução tecnológica especializada captura as informações existentes no seu ERP para serem utilizadas na emissão de boletos e enviadas automaticamente para os bancos. Depois do boleto processado, “devolve” a informação de status, se liquidado, protestado ou vencido, por exemplo, para encaminhamento do título em questão.

Tudo é feito a partir da integração com seu sistema ERP, com segurança e velocidade. Logo, não existem razões para que seu time redigite todas essas informações para a emissão dos boletos de cobrança ou faça a conferência e baixa dos títulos quitados manualmente.

 Segundo Carlos Magnarelli, diretor Financeiro da Liberty Seguros, por meio de uma solução especializada a empresa conseguiu automatizar 98% dos processos de transmissão de boletos, débitos em conta, pagamentos e extratos, o que reduziu em aproximadamente cinco horas o tempo diário direcionado a atividades operacionais.

Leia também: Gestão de Fornecedores - Magazine Luiza e a Agilidade com Fornecedores

Perceba que pouco adianta ter uma forma automática para emissão de boletos  se houver a necessidade de digitação das informações. A margem de erro é muito grande (por conta da intervenção humana) e a necessidade de conferência também. Dessa forma, as chances de se ter um boleto não acatado pelo banco são maiores, assim como a necessidade de reemissão dos documentos. É retrabalho e desmotivação para seu time.

No contexto tecnológico atual, integração é palavra de ordem e os ganhos trazidos por ela são inegáveis. Com a tecnologia certa, você pode tornar seu processo mais produtivo, eliminar os erros e contar com seu time para ajudá-lo nos desafios (nada fáceis!) que vêm por aí. Apresente essas informações para o departamento de TI da sua empresa e comprove que existem soluções eficazes no mercado, que trarão ganhos para a empresa como um todo.

Nós também podemos ajudar!