Boletos Recusados pelo Banco: Saiba como evitar este Problema!

Amplamente difundido no Brasil, o boleto bancário é uma excelente alternativa para ampliar os negócios. Uma prova disso é a busca constante da Febraban (Federação Brasileira de Bancos), em conjunto com a rede bancária, de alternativas para modernizar a cobrança de boletos e a gestão da carteira de cobrança, minimizando possíveis fraudes e trazendo mais agilidade ao processo.

Sua empresa certamente faz uso dos boletos, mas já deve ter percebido que, sem o devido cuidado, esse meio de pagamento pode se tornar um vilão para o seu controle financeiro.

Isso porque, para que os boletos sejam acatados pelo banco conveniado e a cobrança seja realizada, tudo precisa estar em perfeita ordem. Quer dizer que as informações de cedente, sacado, valores, entre outras, precisam ser válidas e seguir à risca a padronização da instituição bancária. Quando isso não acontece, o boleto é recusado, e seu time precisa refazer todo o processo!

Considerando que cada boleto não acatado pode demorar até 20 dias para ser devolvido, o impacto no caixa do mês é inquestionável. Se o volume de boletos emitidos por sua empresa for alto, então, nem se fala!

Por isso, é comum que as áreas financeiras das empresas contem com pessoas do time para digitar ou completar as informações e validar dados dos boletos. Na sua empresa também é assim?

Essa é uma atividade maçante, que exige muita atenção e conhecimento sobre os modelos de boleto utilizados, e quando realizada manualmente, é altamente suscetível a erros. Confira dicas que podem ajudar seu time a minimizar consideravelmente a quantidade de boletos recusados pelos bancos:

1. Reserve o horário menos tumultuado do dia para atividades que exigem conferência das informações, pois quanto menos distração, também menores são as chances de falha;
2. Procure no time um profissional com maior capacidade de concentração para que o processo seja interrompido menos vezes, assim ele se torna mais assertivo, além de mais produtivo também;
3. Garanta que os modelos padrão (layouts) exigidos por cada banco para o envio das remessas de boletos sejam conhecidos e atendidos por sua empresa;
4. Certifique-se de que as informações obrigatórias estão preenchidas. Para esse ponto, pode ser elaborado um checklist para garantir que todos os passos do processo de conferência sejam seguidos e nenhum dado importante seja esquecido;
5. Faça medições relativas à taxa de retorno de boletos em sua empresa, formulando um indicador para acompanhamento de quantos boletos são recusados pelos bancos por problemas de preenchimento, por exemplo. Com esse número em mãos, você poderá orientar melhor seu time em prol da evolução da atividade;
6. Conte com a tecnologia para automatizar esse processo. Com uma solução especializada em boletos, que atende os padrões bancários e se integre com seu sistema de gestão para trafegar dados com segurança, as intervenções manuais não são mais necessárias e sua empresa ganha acuracidade e velocidade no processo.

É hora de deixar de comprometer a previsibilidade do fluxo de caixa e prejudicar o controle financeiro da sua empresa com boletos recusados por falha de digitação ou erro no modelo de boleto.

Com as dicas acima, seu processo se tornará muito mais assertivo. Lembre-se: você pode (e deve!) contar com soluções tecnológicas especializadas para controlar e trazer velocidade e segurança para seu processo de cobrança de boleto.