Processo eletrônico agiliza conciliação de dados entre boletos e NFs

Você certamente conhece aquela máxima “o acordado não sai caro”. Não à toa, sempre que sua empresa faz alguma compra, a relação é pautada em acordos relativos a valor, vencimento, condições de pagamento, entre outros. E quando o pagamento referente a nota é realizado (ou não!), e algo está fora do acordo, as duas partes envolvidas ficam desapontadas, não é mesmo? Se sua empresa pagou algo indevidamente, é risco de perda financeira, se seu fornecedor não recebeu o que deveria, é insatisfação e reclamação para administrar.

Essa situação comprova que a falta de um processo eletrônico para conciliação do contas a pagar pode ser um “tiro no pé” da área financeira.

Você já leu aqui no blog que o pagamento digital é fundamental para aumentar a eficiência da área financeira, e para garantir a segurança e efetividade de todos os pagamentos realizados e a realizar pela sua empresa, um de seus pilares é a conciliação de dados automática. Analise a situação abaixo e entenda bem o por quê!

Uma empresa varejista adquiriu dois mil televisores LCD de um determinado fornecedor. As condições de fechamento do negócio foram:

• O valor total do pedido foi dividido em três pagamentos;
• Os vencimentos eram no primeiro dia dos meses de setembro, outubro e novembro;
• O pagamento antecipado da parcela proporciona 5% de desconto no valor dela;
• Caso a entrega da mercadoria aconteça com atraso em relação a data compromisso, o fornecedor arcaria com uma multa de 3% sobre o valor da primeira parcela, a ser descontada no pagamento da mesma.

Nota fiscal e boletos emitidos, mercadoria na transportadora. E a rotina na empresa segue. Caso o time financeiro da companhia não conte com tecnologia para facilitar seu processos, será necessário conferir manualmente cada um desses requisitos:

• Quando a mercadoria foi entregue;
• Se deve ser aplicada a multa;
• Se sua empresa decidir fazer o pagamento antecipado de uma das parcelas, será preciso lembrar da aplicação do desconto;
• Garantir que o valor pago esteja correto, e as datas de vencimento acordadas sejam respeitadas.

Agora, multiplique todas essas informações por mais de cem fornecedores, e dezenas de compras todo mês: a margem de erro se torna enorme!

Uma ferramenta especializada em conectividade financeira e conciliação de dados faz toda essa verificação automaticamente. Ela vai conferir todos os dados dos boletos de cobrança com as informações das notas fiscais lançadas em seu sistema de gestão, validando se todas as cobranças são válidas, se as datas de pagamento batem com as datas das notas fiscais e qual o modelo de pagamento acordado com cada fornecedor.

Além de ser muito mais ágil, o processo eletrônico de conciliação de dados do contas a pagar é muito mais seguro, dispensando a conferência manual, onde a margem de erros é muito grande. Com a automatização do processo e a formatação dos dados de pagamento, seu time passa a contar com o apontamento das divergências, atuando diretamente nos boletos que por ventura apresentem problemas.