Veja quais aspectos considerar na escolha de uma solução para simplificar a aprovação de pagamentos


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À medida que uma empresa cresce, os processos de pagamento precisam ser revistos para evitar problemas com o aumento de fornecedores, faturas e pagamentos. Entretanto, o tempo que se gasta gerenciando o Contas a Pagar é um tempo que poderia ser investido nos negócios da empresa, em inovação ou pensando em novas estratégias competitivas.

O Contas a Pagar tradicional envolve o recebimento das faturas de modo manual, seja pelos Correios ou por e-mail, verifica e processa essas faturas, as encaminha para aprovação e efetua os pagamentos – seja em uma agência bancária ou via home banking. Além disso, é preciso se certificar que todos os dados de pagamento estão corretos e conciliados adequadamente.

Soluções tecnológicas para pagamento online automatizam esses processos e eliminam muitas dessas etapas, simplificando esse fluxo. Nenhum documento fica à espera de ser movido para uma próxima etapa do processo e o setor não fica limitado por possíveis problemas causados pelo processamento manual das faturas.

Simplificando processos
Soluções de pagamento digital simplificam tarefas como combinar dados de pedidos de compra às suas respectivas faturas, identificar duplicatas, solicitar automaticamente a aprovação de pagamentos e seguir regras específicas relacionadas a faturas – com valores ou empresas específicas, por exemplo. Muitas dessas soluções também oferecem versões mobile que permitem o acesso e aprovação de faturas de qualquer lugar, em tempo real.

A maioria desses sistemas de pagamento integra-se às principais ferramentas de contabilidade e, quando um pagamento é efetuado, seus dados automaticamente são sincronizados com o sistema contábil. Dessa forma, não é preciso inserir as mesmas informações duas vezes para que os livros permaneçam atualizados. Esses sistemas também permitem rastrear o histórico de pagamentos e a manter trilhas de auditoria digital, alguns, ainda, podem avaliar o desempenho da equipe do Contas a Pagar em relação aos principais indicadores de desempenho para o setor.

Essas soluções de gestão de pagamentos simplificam e agilizam os processos de pagamento da empresa, oferecem uma maior visibilidade das transações e melhoram o controle sobre como, quando e quem a empresa paga. Isso permite que o tempo, e dinheiro, sejam utilizados para gerar vantagens competitivas para os negócios.

Benefícios de uma solução de gestão de Contas a Pagar
As soluções de gestão de Contas a Pagar eliminam grande parte da entrada manual de dados. Uma boa ferramenta, também faz a correspondência entre os pedidos de compras e faturas aos comprovantes de entrega, além de permitir o controle de prazos de entrega e respectivos pagamentos.

O software oferece visibilidade para todo o processo. Relatórios são gerados com facilidade e trazem informações precisas e atualizadas para melhorar o gerenciamento do caixa, garantir pagamentos pontuais e gerar demonstrações financeiras mais precisas.

Problemas de auditoria e conformidade resolvidos
Em um sistema manual, o levantamento de informações sobre as transações e aprovações é extremamente lento. Com uma solução de gestão, as trilhas de auditoria para cada transação são geradas automaticamente com todas as aprovações, alterações e os usuários que participaram de cada fase. Assim, usuários autorizados conseguem encontrar as informações necessárias para verificar problemas de conformidade, atender uma auditoria ou responder solicitações de informações sobre cada transação.

Práticas recomendadas
Cada empresa exige processos personalizados de contas a pagar para atender às suas necessidades, apesar disso, algumas práticas podem ser utilizadas por todas as companhias:

  • Centralize o processo de contas a pagar, aderindo a protocolos definidos, com todos os departamentos e com os dados em um banco de dados compartilhado. Isso elimina a redundância e reduz o tempo de processamento, erros de entrada de dados e erros em pagamentos
  • Estabeleça um processamento sem papel. Sistemas automatizados obtêm ganhos significativos na transparência e na comunicação com fornecedores, que permite a redução de custos por meio de descontos e a redução no tempo de processamento dos dados
  • Implemente protocolos de governança e procedimentos de pagamentos para categorizar e aprovar automaticamente determinados tipos de solicitações feitas por pessoas específicas e assim agilizar o processo de aprovação
  • Conte com um portal de fornecedores que permita o acompanhamento do status das notas fiscais sem que seja preciso falar com um representante da empresa
  • Conte com relatórios para acesso instantâneo para ajudar nas decisões de negócios e, no caso de uma auditoria, ou outra solicitação, ter as informações necessárias rapidamente
  • Arquive dados facilmente. Um software de gestão de pagamentos torna simples o arquivamento de registros. Em cada etapa do processo, os documentos são anexados ao registro principal da transação

Empresas que investem em um sistema automatizado conseguem melhorar a governança do setor de Contas a Pagar, simplificam processos, conquistam uma maior produtividade e minimizam problemas com pagamentos errados e possíveis fraudes. A consistência fortalece o relacionamento com os fornecedores e faz com que a empresa consiga uma posição melhor para negociar e fazer novos negócios.

Com a solução de gestão de Contas a Pagar da Accesstage, sua empresa pode validar todas as transações e autorizar os pagamentos em todos os bancos com os quais trabalha, centralizando todas as operações em um único portal. Saiba mais.

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