Como evitar problemas no processamento de pagamentos da sua empresa?

O processamento de pagamentos envolve etapas complexas, e uma falha nesse processo pode resultar em riscos sérios para a saúde financeira e reputação da empresa. Afinal, a má gestão do controle de contas a pagar pode afetar significativamente a rentabilidade, o fluxo de caixa e a credibilidade da empresa. 

Implementar boas práticas e utilizar um software de contas a pagar eficiente é essencial para prevenir problemas futuros. Além disso, a empresa deve garantir que os fornecedores e credores recebam seus pagamentos corretamente e dentro do prazo, assegurando relações comerciais saudáveis.

Navegue por tópicos:

• Quais são os principais riscos no processamento de pagamentos?
• Como otimizar o controle de contas a pagar e evitar erros?
• Qual o melhor software de contas a pagar para o controle de contas a pagar​?

Boa leitura!

Quais são os principais riscos no processamento de pagamentos?

Erros no processamento de pagamentos podem comprometer seriamente a saúde financeira da empresa. Além de prejudicar o relacionamento com fornecedores, uma má gestão de pagamentos pode causar:

Incapacidade de pagar fornecedores

A empresa que não honra seus compromissos com fornecedores pode perder credibilidade e impactar negativamente futuras parcerias. Isso pode prejudicar sua capacidade de operação, visto que fornecedores insatisfeitos são menos propensos a colaborar em novas condições favoráveis.

Pagamentos em atraso

Quando uma empresa paga dívidas fora do prazo, ela não apenas afeta o fluxo de caixa, mas também incorre em multas e juros, tornando mais difícil a obtenção de crédito no futuro. Esse atraso impacta negativamente nas condições oferecidas para novos negócios.

Leia também: Otimizando a gestão de fornecedores com uma plataforma financeira integrada

Impossibilidade de novas compras

Sem o pagamento adequado de fornecedores, a empresa pode enfrentar dificuldades para adquirir os insumos necessários para manter suas operações, limitando suas atividades e comprometendo prazos de entrega.

Perda de contratos

Ser reconhecida no mercado como uma empresa que não cumpre com suas obrigações pode levar à perda de contratos e oportunidades, além de danificar ainda mais a reputação.

Salários de funcionários e pagamento de fornecedores

Sem novos negócios e insumos, a empresa pode não conseguir pagar salários e fornecedores, impactando diretamente sua capacidade de manter o negócio operante.

Esses pontos mostram como uma má gestão de pagamentos pode gerar uma bola de neve de problemas, prejudicando tanto a reputação quanto a sustentabilidade financeira da empresa. Para evitar esse cenário, adotar soluções de contas a pagar pode ser a resposta.

Leia também: Inovações Financeiras Para Aumentar a Eficiência do Contas a Pagar

Como otimizar o controle de contas a pagar e evitar erros?

Adotar boas práticas no controle de contas a pagar minimiza os erros e permite que sejam corrigidos rapidamente quando ocorrem. Ao evitar o pagamento de multas e juros, a empresa mantém o capital de giro e melhora seu relacionamento com fornecedores.

Investir em uma gestão robusta é apenas o começo, sendo igualmente importante desenvolver estratégias que potencializem a eficiência do processamento de pagamentos.

Aqui estão algumas boas práticas para seguir:

Arquivo de fornecedores

Manter uma base de dados organizada com informações detalhadas sobre fornecedores é crucial para construir parcerias estratégicas. 

O uso de um software de contas a pagar facilita o monitoramento da conformidade dos contratos e garante que as informações estejam atualizadas e corretas. Isso melhora a capacidade de negociação e mantém um relacionamento saudável com os fornecedores.

Acompanhamento de desempenho

Acompanhar o desempenho dos fornecedores e seus comportamentos de pagamento (faturas pagas em dia ou com atraso) é essencial para evitar surpresas no processamento de pagamentos. A tecnologia permite identificar problemas rapidamente e otimizar a trilha de auditorias internas.

Leia também: Gestão de Contas a Pagar: como ir do operacional ao estratégico?

Digitalização de dados

A automação e a digitalização dos dados são peças fundamentais para o sucesso de uma gestão eficiente. Uma plataforma integrada ao contas a pagar garante que todas as faturas e documentos estejam acessíveis a todos os envolvidos no processo, facilitando auditorias e previsões financeiras. 

Dessa forma, a empresa pode criar políticas de pagamento consistentes, garantindo alinhamento com sua estratégia de negócios.

Redução de erros humanos

A maioria dos problemas no controle de contas a pagar decorre de erros humanos, como pagamentos duplicados ou em atraso, valores incorretos e recibos perdidos. Um sistema automatizado de gestão de pagamentos reduz significativamente esses erros, garantindo que o processamento de pagamentos seja preciso e eficiente.

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Relacionamentos sólidos

O monitoramento contínuo do relacionamento com fornecedores permite à empresa aproveitar melhor oportunidades de descontos e otimizar a redução de custos. Com o apoio de uma plataforma financeira, fica mais fácil identificar esses padrões e fortalecer laços comerciais importantes.

Leia também: Por que adotar a gestão centralizada de processos financeiros?

Qual o melhor software de contas a pagar para o controle de contas a pagar​?

A plataforma Veragi da Accesstage é uma solução robusta que automatiza e otimiza o processamento de pagamentos, garantindo mais eficiência e segurança para sua empresa.

Com ela, é possível gerenciar todas as etapas do controle de contas a pagar de maneira integrada, desde a emissão de boletos até o pagamento via Pix e transferências bancárias.

Benefícios da Veragi para o Processamento de Pagamentos

1. Automação completa para eliminar erros manuais, assegurando pagamentos corretos e pontuais;
2. Gestão centralizada e com visão unificada de todas as contas bancárias, facilitando a gestão de pagamentos;
3. Integração simplificada com conexão direta com bancos e ERPs, permitindo o envio e recebimento automático de arquivos de pagamento, cobrança e cartões para um controle de contas a pagar mais eficaz;
4. Prevenção de riscos, proporcionando um processamento de pagamentos mais seguro;
5. Relatórios e insights financeiros que ajudam na análise de desempenho e na tomada de decisões estratégicas. 

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