Dificilmente encontraremos um gestor ou analista financeiro afirmando que os meios de pagamentos utilizados pelos clientes atualmente seguem os mesmos padrões de 2 ou 3 anos atrás. Muitas coisas mudaram e evoluíram: as carteiras digitais chegaram para ficar, bancos digitais lançaram descontos por pagamentos em QR Code e o Banco Central implantou com sucesso o PIX.
Pagamentos com cartões de crédito ou débito continuaram, mas dividiram espaço com os cartões de crédito pré-pagos, que ganharam mais destaque nos últimos meses. Ao mesmo tempo, a maneira que os pagamentos empresariais são realizados também mudou. Antecipar pagamentos a fornecedores, pode, por exemplo, melhorar sua relação com eles, apoiando-os em momentos difíceis.
Com tantas evoluções, o desafio de acompanhar e gerenciar os processamentos de pagamentos nos departamentos de Contas a Pagar e Contas a Receber ficou ainda mais complexo, não é mesmo?
Pagamentos a serem recebidos e os pagamentos a serem realizados envolvem aspectos relativamente complexos e sua empresa deve considerá-los para não se expor a riscos que podem prejudicar seu resultado.
Quais são os problemas que podem aparecer nesses processos?
Problemas no processamento de pagamentos podem causar riscos à saúde financeira de uma empresa, mas, além disso, há o desgaste no relacionamento com fornecedores que também pode criar uma crise de credibilidade perante o mercado. Um fluxo de caixa ruim causa vários outros problemas, semelhante ao efeito cascata.
Incapacidade de pagar fornecedores
Não pagar fornecedores leva a problemas de relacionamento com outras empresas e danos à reputação. Não pagar um fornecedor pode afetar o relacionamento com outros possíveis parceiros, que verão a situação com preocupação, além de prejudicar a capacidade da empresa em cumprir seus próprios prazos e obrigações contratuais.
Pagamentos em atraso
Além de também prejudicar o relacionamento com fornecedores, pagar dívidas fora do prazo afeta o caixa, já que obriga a empresa a pagar juros e multas, isso atrapalha a capacidade de obter crédito no futuro ou, no mínimo, afeta negativamente as taxas que podem ser oferecidas.
Impossibilita novas compras
Ao não pagar, ou atrasar os pagamentos, a empresa pode enfrentar dificuldades em adquirir os insumos necessários para continuar operando.
Perda de contratos
A perda de reputação causada por ser visto no mercado com um mau pagador pode resultar em menos negócios.
Salários dos funcionários e pagamento de fornecedores
Sem novos negócios não há como pagar o salário de funcionários, prejudicando ainda mais a reputação da empresa e impedindo o acesso aos recursos necessários para seu funcionamento.
Dessa forma, é possível entender que uma má gestão financeira pode se transformar em uma gigantesca bola de neve que afeta os negócios, reputação, funcionários e, caso não seja controlada rapidamente, tende a levar uma empresa à falência.
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Implementando as Melhores Práticas
Ao desenvolver e implementar boas práticas no Contas a Pagar e Contas a Receber é possível perceber que os erros diminuem e quando ocorrem, são mais rapidamente corrigidos. Também se evita o pagamento de multas e juros, permitindo à empresa a manutenção do capital de giro disponível, sem mencionar a melhoria no relacionamento com credores e fornecedores.
Investir em uma boa gestão é apenas o começo, mas também é necessário ter estratégias e soluções robustas para aproveitar ao máximo os benefícios do departamento financeiro.
Arquivo de fornecedores
Manter uma lista com os fornecedores, suas informações, e dados de relacionamento cuidadosamente analisados contribui para construir relacionamentos estratégicos e benéficos. A plataforma VERAGI facilita o monitoramento da conformidade do fornecedor e também garante que as informações, termos de contrato e considerações especiais, estejam corretos.
Acompanhamento de desempenho
Acompanhar o desempenho dos fornecedores deve ser uma tarefa monitorada, fazendo o rastreamento de seus dados e comportamentos de pagamento, incluindo processamento de faturas, pagamentos em atraso ou antecipados, etc. A tecnologia simplifica esses processos e permite a identificação de áreas problemáticas, além de fortalecer as trilhas de auditoria
Digitalização de dados
A automação contribui para que suas equipes não fiquem sobrecarregadas com o monitoramento manual de cada fatura, recebimento ou extrato de adquirentes, por exemplo. Além disso, ao investir em uma plataforma financeira única e escalável, todos os interessados têm acesso às informações e documentos necessários para garantir pedidos, aprovações e pagamentos. Com a melhoria desses processos, a empresa pode criar políticas e práticas que apoiam sua estratégia de negócios e também simplifica auditorias internas, previsões e relatórios financeiros
Reduzir erros humanos
Boa parte dos problemas financeiros são causados por erros humanos. Com uma solução de gestão torna-se muito mais fácil detectar e reduzir erros, pagamentos duplicados, pagamentos em atraso, recibos perdidos, valores incorretos, recebimentos com taxas maiores do que as acordadas etc.
Bons relacionamentos
Monitorar o relacionamento com fornecedores e analisar os padrões de compra para detectar possíveis descontos oferecidos durante o ano são dados que podem ajudar a maximizar a redução de custos e construir laços mais fortes com os clientes e fornecedores.
Não se pode esquecer que tanto o Contas a Pagar como o Contas a Receber interagem o tempo todo com clientes e fornecedores. Agendar treinamentos para o uso adequado de ferramentas e soluções, faz com que os envolvidos nesses processos se mantenham atualizados sobre as práticas e políticas adequadas.
Facilidades da Accesstage
A plataforma VERAGI da Accesstage facilita o dia a dia do departamento financeiro como um todo, principalmente ajudando a validar tudo o que a empresa precisa pagar e deve receber.
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