Processamento de Pagamentos

Tempo de leitura: 5 min.
Escrito em 11 ago 2021 Atualizado em 16 nov 2022
Processamento de Pagamentos

Dificilmente encontraremos um gestor ou analista financeiro afirmando que os meios de pagamentos utilizados pelos clientes atualmente seguem os mesmos padrões de 2 ou 3 anos atrás. Muitas coisas mudaram e evoluíram: as carteiras digitais chegaram para ficar, bancos digitais lançaram descontos por pagamentos em QR Code e o Banco Central implantou com sucesso o PIX.

Pagamentos com cartões de crédito ou débito continuaram, mas dividiram espaço com os cartões de crédito pré-pagos, que ganharam mais destaque nos últimos meses. Ao mesmo tempo, a maneira que os pagamentos empresariais são realizados também mudou. Antecipar pagamentos a fornecedores, pode, por exemplo, melhorar sua relação com eles, apoiando-os em momentos difíceis.

Com tantas evoluções, o desafio de acompanhar e gerenciar os processamentos de pagamentos nos departamentos de Contas a Pagar e Contas a Receber ficou ainda mais complexo, não é mesmo?

Pagamentos a serem recebidos e os pagamentos a serem realizados envolvem aspectos relativamente complexos e sua empresa deve considerá-los para não se expor a riscos que podem prejudicar seu resultado.

Quais são os problemas que podem aparecer nesses processos?

Problemas no processamento de pagamentos podem causar riscos à saúde financeira de uma empresa, mas, além disso, há o desgaste no relacionamento com fornecedores que também pode criar uma crise de credibilidade perante o mercado. Um fluxo de caixa ruim causa vários outros problemas, semelhante ao efeito cascata.

Incapacidade de pagar fornecedores

Não pagar fornecedores leva a problemas de relacionamento com outras empresas e danos à reputação. Não pagar um fornecedor pode afetar o relacionamento com outros possíveis parceiros, que verão a situação com preocupação, além de prejudicar a capacidade da empresa em cumprir seus próprios prazos e obrigações contratuais.

Pagamentos em atraso

Além de também prejudicar o relacionamento com fornecedores, pagar dívidas fora do prazo afeta o caixa, já que obriga a empresa a pagar juros e multas, isso atrapalha a capacidade de obter crédito no futuro ou, no mínimo, afeta negativamente as taxas que podem ser oferecidas.

Impossibilita novas compras

Ao não pagar, ou atrasar os pagamentos, a empresa pode enfrentar dificuldades em adquirir os insumos necessários para continuar operando.

Perda de contratos

A perda de reputação causada por ser visto no mercado com um mau pagador pode resultar em menos negócios.

Salários dos funcionários e pagamento de fornecedores

Sem novos negócios não há como pagar o salário de funcionários, prejudicando ainda mais a reputação da empresa e impedindo o acesso aos recursos necessários para seu funcionamento.

Dessa forma, é possível entender que uma má gestão financeira pode se transformar em uma gigantesca bola de neve que afeta os negócios, reputação, funcionários e, caso não seja controlada rapidamente, tende a levar uma empresa à falência.

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Implementando as Melhores Práticas

Ao desenvolver e implementar boas práticas no Contas a Pagar e Contas a Receber é possível perceber que os erros diminuem e quando ocorrem, são mais rapidamente corrigidos. Também se evita o pagamento de multas e juros, permitindo à empresa a manutenção do capital de giro disponível, sem mencionar a melhoria no relacionamento com credores e fornecedores.

Investir em uma boa gestão é apenas o começo, mas também é necessário ter estratégias e soluções robustas para aproveitar ao máximo os benefícios do departamento financeiro.

Arquivo de fornecedores

Manter uma lista com os fornecedores, suas informações, e dados de relacionamento cuidadosamente analisados contribui para construir relacionamentos estratégicos e benéficos. A plataforma VERAGI facilita o monitoramento da conformidade do fornecedor e também garante que as informações, termos de contrato e considerações especiais, estejam corretos.

Acompanhamento de desempenho

Acompanhar o desempenho dos fornecedores deve ser uma tarefa monitorada, fazendo o rastreamento de seus dados e comportamentos de pagamento, incluindo processamento de faturas, pagamentos em atraso ou antecipados, etc. A tecnologia simplifica esses processos e permite a identificação de áreas problemáticas, além de fortalecer as trilhas de auditoria

Digitalização de dados

A automação contribui para que suas equipes não fiquem sobrecarregadas com o monitoramento manual de cada fatura, recebimento ou extrato de adquirentes, por exemplo. Além disso, ao investir em uma plataforma financeira única e escalável, todos os interessados têm acesso às informações e documentos necessários para garantir pedidos, aprovações e pagamentos. Com a melhoria desses processos, a empresa pode criar políticas e práticas que apoiam sua estratégia de negócios e também simplifica auditorias internas, previsões e relatórios financeiros

Reduzir erros humanos

Boa parte dos problemas financeiros são causados por erros humanos. Com uma solução de gestão torna-se muito mais fácil detectar e reduzir erros, pagamentos duplicados, pagamentos em atraso, recibos perdidos, valores incorretos, recebimentos com taxas maiores do que as acordadas etc.

Bons relacionamentos

Monitorar o relacionamento com fornecedores e analisar os padrões de compra para detectar possíveis descontos oferecidos durante o ano são dados que podem ajudar a maximizar a redução de custos e construir laços mais fortes com os clientes e fornecedores.

Não se pode esquecer que tanto o Contas a Pagar como o Contas a Receber interagem o tempo todo com clientes e fornecedores. Agendar treinamentos para o uso adequado de ferramentas e soluções, faz com que os envolvidos nesses processos se mantenham atualizados sobre as práticas e políticas adequadas.

Facilidades da Accesstage

A plataforma VERAGI da Accesstage facilita o dia a dia do departamento financeiro como um todo, principalmente ajudando a validar tudo o que a empresa precisa pagar e deve receber.

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