Por que automatizar as rotinas do Contas a Pagar da sua empresa?

Equipes inchadas e uma rotina de trabalho pouco produtiva são problemas recorrentes que travam o desempenho do departamento financeiro e refletem em resultados aquém do desejado. A verdade é que atualmente o gestor financeiro não precisa mais ser refém de um modelo ao estilo “sempre foi assim”: a automatização de processos financeiros permite aproveitar os talentos disponíveis em atividades muito mais rentáveis para a companhia e ajustar o cenário só depende de você.

Para adotar tecnologias que elevem a performance do time é preciso priorizar a busca por um parceiro confiável, com ampla experiência no setor e, claro, que ofereça uma boa relação custo-benefício. Ao avaliar os ganhos que a automatização de processos pode trazer para o departamento financeiro da sua empresa, esteja atento aos que trazem impacto direto no resultado da companhia, como:  

1. Acuracidade nas operações financeiras

Sua empresa pode ser pequena hoje e talvez você até tenha condições de controlar os processos financeiros por meio de planilhas. No entanto, quando o negócio começa a deslanchar, pequenos erros e falhas nas contas e operações vão ficando cada vez mais difíceis de serem contornados. A esta altura, você certamente terá menos tempo para ficar controlando manualmente os prazos e meios de pagamento, bem como os reflexos no fluxo de caixa e planejamento.

Com uma solução adequada para a automatização de processos financeiros os erros são minimizados, pois existe menos interferência manual, o que eleva a eficiência do trabalho e a acuracidade das informações, tornando seu controle sobre todas as transações ainda mais eficaz.

2. Mais agilidade no dia a dia

O contato com fornecedores também é um ponto que pode ser otimizado com o apoio da tecnologia. Emitir segunda via de boleto a pagar ou confirmar que sua empresa já quitou algum débito são atividades que consomem muito tempo e tem baixo valor agregado. O primordial é que você não perca prazos de pagamento e ainda possa controlar o fluxo de caixa com exatidão.

Por meio da padronização dos processos, a tecnologia gera facilidade de leitura e controle de todas as cobranças, centraliza o recebimento das informações, viabiliza uma comunicação clara e rápida com seus parceiros de negócios (como bancos e fornecedores) e garante que você mantenha o foco na gestão e não no operacional da área.

Por meio de um painel de controle, por exemplo, seus fornecedores podem ter acesso a todos os dados, operações realizadas, status das notas e previsões de pagamentos, entre outros.

3.Otimização do trabalho com notas fiscais e boletos

Uma das grandes vantagens da tecnologia, nos mais diversos segmentos de mercado, é a redução da circulação de documentos físicos. Os pagamentos digitais são um ótimo exemplo. Utilizando a solução adequada para a automação dos processos, é possível ganhar agilidade na conciliação de boletos versus notas fiscais, já que a ferramenta verifica, automaticamente, os dados de todos os documentos e detecta eventuais discrepâncias.

Com isso, além de verificar se as cobranças são válidas, é possível checar o cadastro dos fornecedores (mês de pagamento da nota fiscal e modelo de pagamento) e automatizar o processo de conciliação e a formatação de dados dos pagamentos.

4. Redução de custos  

Seja qual for o tamanho da empresa, custos devem ser reduzidos constantemente visando a sustentabilidade e longevidade do negócio, e nenhuma área melhor do que a financeira para dar o exemplo.

Uma solução de automatização de processos financeiros, que garante maior controle sobre os meios de pagamentos (incluindo pagamento digital) e menos papel impresso circulando e reduz sensivelmente as chances de erros (já que diminui a necessidade de digitação), certamente é uma aliada que você não pode ignorar.

Se você busca um processo seguro e eficiente para alavancar a performance do time financeiro para que ele possa dar suporte às metas de expansão da empresa e ainda consiga gerenciar com qualidade todos os fornecedores, a automação vai chegar em boa hora! Esqueça o “sempre foi assim”, procure um parceiro experiente e impulsione seu sucesso!