Manter um bom relacionamento com seus fornecedores ultrapassa os limites da área de compras da sua empresa. Logo após o momento do fechamento de um contrato de fornecimento, dá-se início aos trâmites fiscais e financeiros: notas fiscais são emitidas contra a sua empresa, e o departamento financeiro entra em ação para saldar os compromissos. Atender devidamente seu fornecedor e estabelecer uma comunicação transparente e eficiente sobre os pagamentos efetuados demanda dedicação do seu time. Quanto mais o negócio cresce, você se relaciona com mais fornecedores, o que aumenta a dedicação de tempo da área financeira.
Imagine um grande varejo, por exemplo. Você já pensou quantos fornecedores são necessários para manter uma grande loja de eletrodomésticos abastecida? Naturalmente, o volume de notas a pagar é imenso. Avisar os fornecedores sobre os depósitos e pagamentos em conta é uma excelente prática para aumentar a confiança e reforçar os laços da parceria. Esta comunicação significa inúmeras ligações telefônicas ou emails enviados. Tempo valioso investido pelo seu time financeiro!
Você já pensou em melhorar este processo de comunicação e otimizar o tempo da sua equipe?
Como as informações das suas contas a pagar já são enviadas e recebidas pelo banco de forma eletrônica, por que não ampliar este processo e levar o histórico do pagamento até o seu fornecedor também em um ambiente eletrônico?
Utilizando recursos tecnológicos, você pode ter um canal único de comunicação com os fornecedores. Por meio de comunicação segura, é possível fazer uso de um portal de informações financeiras, conectando de forma automática sua empresa com os seus fornecedores e bancos do seu relacionamento. Neste canal, padronizado e centralizado para acesso de seus fornecedores, você disponibiliza de forma eletrônica o status de todas as notas fiscais: recebidas, antecipadas ou negociadas. Sem necessidade de enviar email ou ligar para seu fornecedor e/ou o seu fornecedor entrar em contato com a sua empresa.
Contando com um portal financeiro único, a rotina da área financeira do varejo de eletrodomésticos fica muito facilitada! Os fornecedores, quando têm dúvidas se uma determinada nota foi paga, acessam o portal e consultam o histórico completo do pagamento. Se ainda restar dúvida, um contato via chat online pode ser feito no mesmo ambiente. Valor pago, data do pagamento, situação líquida de encontros de contas, forma de pagamento são exemplos de informações que o fornecedor consulta no portal.
O resultado? Padronização do processo de comunicação com os fornecedores, aumento de qualidade no atendimento com acesso rápido às informações, procedimentos bem delineados e um ganho de tempo fenomenal para o time financeiro.
Alivie o tempo da sua equipe de contas pagar e eleve a qualidade de atendimento dos seus fornecedores. A tecnologia está aí para ajudá-lo a ter excelência neste processo e liberar mais tempo do seu time para o que realmente importa: fazer uma gestão financeira eficiente.