Guia para gastar menos com reemissão e segunda via de boletos


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A rotina corporativa não é nada fácil. Compromissos e responsabilidades preenchem todas as horas do dia. São contas a pagar, receber, conciliação bancária, fluxo de caixa, entre outras tantas atividades sob a responsabilidade da área financeira. Nesse cenário, fica fácil perceber um fator que não agrada a ninguém: o retrabalho. Cada atividade que precisa ser refeita, desmotiva o time além de gerar insatisfação por parte dos seus clientes, não é mesmo?

Ao jogar uma luz no processo de emissão de boletos, encontramos a reimpressão e emissão de segunda via desses documentos como exemplos claríssimos de retrabalho. E nessas atividades, tempo e paciência do time “escorrem pelo ralo”.

A CIP (Câmara Interbancária de Pagamentos) processa a incrível marca de oito milhões de boletos diariamente. Sua empresa certamente é cedente de vários deles. Para a emissão de cada boleto, seu time confere as informações do sacado, valores, data de vencimento, entre outros dados importantes para a efetivação da transação. Depois disso, o boleto é enviado e sua empresa aguarda o pagamento na data acordada.

Nesse meio tempo, ele pode ser extraviado e nem chegar até seu cliente, algum dado (como a data de vencimento) pode ser questionado por parte do sacado, ou até, quando há entrega de produtos, algum volume pode chegar danificado, o que também exigirá a reemissão do boleto. Em todos os casos, quando esse processo não é concretizado e é necessária a emissão da segunda via dos boletos, transtornos são gerados para todos os envolvidos. 

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Que tal tomar ações para minimizar substancialmente a necessidade de emissão de segunda via dos boletos?

  1. Certifique-se de que os dados do sacado cadastrados no seu sistema de gestão (ERP) estejam corretos, além é claro das questões contratuais de cada cliente, como valores, datas de vencimento, juros e multa.
  2. Defina um canal formal de comunicação entre os clientes e sua empresa para falar sobre esse assunto. Evite tratar essa atividade informalmente e controle essas solicitações, para tornar a reimpressão mais ágil e aumentar a previsibilidade do caixa da empresa.
  3. Capacite seu time para que as pessoas entendam como é o processo de emissão de boletos e quais as particularidades de cada banco. Além de motivador, o conhecimento aumenta a assertividade na operação.
  4. Tome ações pró ativas de cobrança, antecipando-se as perdas de prazo de pagamento, que também exigem a emissão da segunda via dos boletos.
  5. Disponibilize formas de emissão da segunda via pelo próprio sacado, assim você otimiza o tempo do cliente e do seu time, o que pode reduzir o tempo de espera para recebimento dos valores.

Essas cinco dicas são essenciais para reduzir a necessidade das segundas vias de boleto em sua empresa. Dentre as responsabilidades de quem irá gerir uma área ou departamento está o cumprimento de metas, inclusive as mais arrojadas. Em prol desses resultados, você precisa garantir a satisfação dos clientes e manter seu time motivado. Para ajudar você a superar esse desafio, a tecnologia é uma boa parceira.

Uma solução especializada em boletos e carteira de cobrança trará para ao processo vantagens como:


- Acuracidade e segurança, por meio da integração do seu ERP (sistema de gestão) com os bancos.
- Agilidade ao passo que o trabalho com digitação e conferência são minimizados porque o tratamento das informações é automatizado.
- Antecipação a partir do momento que, com a utilização de boletos eletrônicos, seu time pode gerenciar inclusive boletos que não foram acessados ainda, podendo interagir com o cliente antes do vencimento.
- Autonomia e melhora no tempo de resposta aos clientes, que podem solicitar e emitir a segunda via, se de fato necessário, diretamente pela internet, com acesso ao sistema que sua empresa pode disponibilizar.

Você já leu como é possível aumentar seu controle financeiro prevenindo-se de boletos não acatados. Agora, é hora de reduzir o retrabalho na emissão das segundas vias. O resultado será um cliente mais satisfeito e um time financeiro mais motivado. Você como gestor ainda poderá direcionar o esforço da equipe, antes utilizado em retrabalho, para novas atividades na área.  

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