Contas a Pagar: 6 Benefícios da Automatização de Processos na Gestão

contas a pagar:Manter as contas em dia e o controle absoluto de todos os pagamentos efetuados em um clique, é o maior benefício da automatização de processos no relacionamento com fornecedores. Com o Autorizador Web da Accesstage, não há uma Nota Fiscal que a gestão do Contas a Pagar desconheça o paradeiro. Os fornecedores ligam e, mesmo que o banco demore a processar as operações, o Autorizador de Pagamentos mostra o débito, evitando a duplicidade e possíveis estornos provenientes dela.

Você pode ter mais de um colaborador para autorizar os pagamentos: quando um não está, o outro responde pelos trabalhos do setor. Imagine que é preciso confirmar um débito para que mercadorias sejam liberadas pelo fornecedor. O funcionário que fez a transação não se encontra no escritório e o que está disponível no momento desconhece a informação de pagamento. Para não ficar sem a matéria-prima e ver a empresa parar, ele paga novamente. Seu negócio perdeu tempo, dinheiro e passou por um desgaste nas relações interpessoais, porque a comunicação falhou.

A automatização de processos garante que a informação não se perca e traz uma série de benefícios para o relacionamento com fornecedores ávidos para ver a liberação de mercadorias e receber por elas. Então, confira seis vantagens do Autorizador Web.

Contas a Pagar

#1 Acompanhamento dos pagamentos

Ninguém precisa mais ficar grudado ao telefone, porque com o autorizador de pagamentos, seus fornecedores acompanham os recebimentos online. O software rastreia as informações e oferece dados direcionados a cada fornecedor. Foi com essa solução de gestão que a Magazine Luiza conquistou mais agilidade na relação com seus fornecedores. A empresa compra móveis, eletrodomésticos e outros produtos do varejo, revende e precisa fazer o dinheiro fluir de forma automatizada. Qualquer entrave significa perda nos lucros e esse tráfego de informações valiosas precisa ocorrer com segurança.

#2 Padronização de processos

O seu cliente espera confiabilidade e velocidade. A sua empresa cumpre os quesitos e merece atuar a um custo operacional acessível. A padronização acaba com imprevistos que poderiam colocar em cheque todo esse esquema, levando a benefícios mútuos. A sua companhia se torna confiável e consegue descontos em compras, ao mesmo tempo em que os colaboradores atuam de maneira ágil. A via de mão dupla da automatização de processos traz benefícios internos e externos.

#3 Automatização de questões operacionais

Com um processo de pagamentos automatizado, a gestão do Contas a Pagar não precisa “inventar a roda” todos os dias. Cada colaborador tem um modo de operar, mas quando encontra procedimentos claros e precisos acaba por adotá-los naturalmente, já que isso reduz esforço e faz sobrar tempo. O trabalho dos funcionários pode ser canalizado para outras tarefas e a dos líderes, para a gestão do tempo que antes faltava.

#4 Tracking de NFs para pagamentos

Rastrear o processo de liberação de NFs com o Autorizador Web, que conta também com a versão para celular, não exige mais que todo o setor de Contas a Pagar sente ao redor da mesma mesa para longas reuniões. Tanto no mobile quanto na frente do computador, a trajetória dos pagamentos fica claramente desenhada em todas as fases: na geração da nota, na programação do pagamento, na autorização do débito e na emissão de comprovantes. Assim, é possível saber em qual estágio se encontra o pagamento ao longo desse processo.

#5 Possibilidade de encontro de contas

Procura aquela NF ou boleto? Encontre no Autorizador Web. A solução ficou muito mais simples para a gestão do Contas a Pagar que reconhece na automatização de processos uma aliada. Mesmo que o seu fornecedor tenha acesso e acompanhe pagamentos na solução da Accesstage, em algum momento ele perguntará ansiosamente em que fase do processo está a NF. E todos os funcionários do Contas a pagar precisam saber mais de tais trâmites do que aquele que está mais interessado no pagamento.

#6 Redução de tempo de atendimento.

Você rastreia pelo número ou pelo fornecedor e tem a resposta em 30 segundos. Nada de simular telemarketing enquanto atende ao fornecedor. Perder tempo é um luxo que nenhuma empresa deveria colocar no planejamento financeiro. Esqueça aquela tela de computador toda colorida de papéis com recados para lembrar de ligar depois com a solução. Os softwares tornam o relacionamento com fornecedores ágil, simples e eficiente.

A sua empresa tem seis motivos claros para adotar uma solução de automatização de processos, um ligado ao outro em um ciclo virtuoso. Nenhuma ponta solta abala a reputação do seu negócio e o relacionamento entre funcionários. Se há dúvida entre fazer seu próprio sistema ou contratar uma solução especialista, entre em contato com a Accesstage.