Seu negócio utiliza um ERP (sistema de gestão integrado) que dá conta do recado no gerenciamento de todos os processos e documentos da área financeira, mas quando chega a hora de a sua empresa enviar e receber arquivos de transações financeiras com bancos e demais parceiros de negócio, o cenário fica complexo. Você, gestor financeiro, se identifica com a situação?
Isso provavelmente acontece porque sua organização ainda não fez a integração do ERP com uma solução de EDI (Electronic Data Interchange), plataforma que promove a integração entre sistemas das empresas para proporcionar o intercâmbio de dados eletrônicos entre elas. Mas como integrar seu ERP?
Funciona assim: as empresas conectam seu sistema com o dos bancos dos quais são clientes e, a partir disso, podem automatizar sua relação financeira com clientes e fornecedores da sua cadeia de suprimentos. Ao identificar a necessidade de realizar cobrança ou pagamento, o EDI processa os documentos e os envia para o banco.
Imagine uma empresa varejista que precise quitar, todo mês, um grande volume de boletos de cobrança referentes aos produtos que compra de vários fabricantes e distribuidoras diferentes. Nesse caso, o arquivo de cobrança dos fornecedores é formatado e enviado automaticamente para o banco por meio do EDI, e o banco, por sua vez, irá encaminhá-lo para o ponto de venda. Depois disso, indústrias e distribuidores conseguem rastrear a situação da fatura que enviaram – para saber se seu cliente recebeu ou se o pagamento foi agendado, por exemplo – e receber o comprovante de pagamento pela solução.
Arquivos como esses podem ser importados diretamente para o ERP das empresas envolvidas na transação, para fazer a conciliação e sincronização de dados e atualizar as informações da área financeira. Os principais sistemas de EDI disponíveis no mercado normalmente oferecem integração com praticamente todos os ERPs, exigindo apenas que possuam um módulo de importação de dados. Uma das principais vantagens é que as empresas podem trocar arquivos em qualquer formato, que o EDI se encarrega de entregá-los em layout compatível com o destinatário.
Descobrir como integrar o ERP e começar a utilizar uma solução de EDI vai fazer com que o gestor financeiro até deixe o Internet Banking de lado, já que a plataforma permite que a empresa realize todo o intercâmbio de infomações de forma automatizada e integrada aos processos da empresa – deixando de lado também alguns dos principais entraves para a produtividade das áreas financeiras das empresas, como erros causados por digitação manual e a falta do histórico de ações para controle no envio e recebimento de arquivos.