Recentemente você leu aqui no blog como uma solução tecnológica faz a conciliação de pagamentos da sua empresa, automatizando as conferências e trazendo muito mais produtividade para o time de contas a pagar. Mesmo assim, você pode estar pensando: ”já faço esse processo em planilhas, que me ajudam a ter alguma visibilidade sobre o assunto” ou “ tenho um software desenvolvido aqui na empresa que já se propõe a fazer gestão financeira” . Então, por que trocar?
Essa ponderação é normal e bastante válida, afinal, aqui podem estar envolvidos, além do investimento, mudança de processos e até cultural. Para ajudar você a analisar melhor as opções, esse post traz uma lista dos benefícios que sua empresa vai obter ao contratar uma solução de mercado, abandonar as planilhas eletrônicas e a operação manual. Confira e faça sua opção!
As planilhas podem parecer fáceis de aprender e usar, assim como uma alternativa de baixo custo, porém exigem cautela, tanto quanto à integridade dos dados quanto à necessidade de controles extras para garantir segurança nas operações. Na conciliação de dados seu time precisa conferir boletos, notas fiscais e contratos e a atenção deve ser redobrada para evitar erros. Além disso, em processos manuais, para garantir que todos os requisitos importantes sejam verificados, por vezes é necessário burocratizar a rotina, com controles e documentos extras.
Ao contar com uma solução especializada a conciliação de dados é realizada automaticamente, com a conferências de todas as informações relevantes diretamente pela solução. Os controles paralelos e conferências manuais ficam no passado.
Quando os controles não são fundamentados em soluções especializadas, problemas de comunicação entre os membros da equipe são potencializados porque o time constantemente se depara com várias versões de um mesmo arquivo ou maneiras diferentes de informar os dados e gerir as conferências. Além disso, as informações vêm de fontes diferentes, parte via email e parte em papel, por exemplo, o que exige ainda mais esforço do time em controlar a conciliação dos dados.
Uma solução tecnológica padroniza as informações, promove a integração entre as rotinas financeiras, centralizando as informações dos meios de pagamento como boletos, tributos, notas fiscais e de fornecedores. Com a centralização dessas informações, sua empresa consegue, além de melhorar a conciliação de pagamentos, tornar também a comunicação com os fornecedores mais transparente e produtiva.
Quando os controles são manuais, ou não são especializados, a chance de realização de pagamentos indevidos por parte de sua empresa são muitos maiores. Validar os contratos firmados versus datas e valores a pagar, assim como as condições de pagamento acordadas com seus diversos fornecedores se torna trabalhoso demais e as chances de perder uma dessas informações são grandes.
Com tecnologia especializada sua empresa dispõe de informações gerenciais sobre a posição diária e semanal dos pagamentos e garante a gestão e validação dos pagamentos antes da data de vencimento. Com muito mais acuracidade e velocidade na conciliação de dados dos valores a pagar sua empresa realiza o pagamento apenas do que é efetivamente devido e no melhor prazo, reduzindo a incidência de multas e juros. Além disso, com a redução das rotinas manuais você pode contar com o time em atividades mais relevantes para o negócio.
Empresas especializadas em determinados segmentos tendem sempre a fazer o melhor trabalho em sua área de atuação. Isso porque dar foco no core business traz vantagens competitivas ligadas ao acompanhamento de tendências, capacitação de profissionais e benchmarking (melhores práticas). Quando se trata de rotinas financeiras que exigem, por exemplo, protocolos específicos de segurança, os riscos de desenvolver seu software de controle financeiro internamente ficam ainda mais evidentes.
Ao optar por uma solução especializada a segurança e a integridade das informações são altíssimas. Ao confrontar automaticamente as informações dos boletos, notas fiscais e contratos, sem necessidade de digitação ou conferências manuais, você garante acuracidade da conciliação dos dados de pagamentos. Além disso, um fornecedor especializado trabalha com requisitos de segurança em todo o processo, considerando infraestrutura de TI (tecnologia da informação) e plataforma tecnológica.
Priorizar a busca por serviços confiáveis, com boa relação custo-benefício e um fornecedor especializado em conectividade financeira, traz produtividade e segurança ao processo de conciliação de dados e operações do contas a pagar. Faça uma avaliação dos benefícios apresentados, uma análise da rotina do contas a pagar na sua empresa e busque a melhor alternativa!