O impacto do mobile na automatização da rotina do Contas a Pagar

Os processos e políticas de Contas a Pagar são, basicamente, padronizados. Ainda assim, apesar da crescente oferta de novas tecnologias para automatizar o setor, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades relacionadas ao gerenciamento de faturas e processos de aprovação longos e ineficientes.

Apesar dos benefícios de implementar a automação da rotina de contas a pagar, muitas empresas ainda hesitam em investir em novas tecnologias. A verdadeira automação deve remover completamente as intervenções manuais para que o Contas a Pagar funcione corretamente, sem a necessidade de intervenção humana. Falta de orçamento, suporte interno e desafios de engenharia de processos de negócios estão entre os motivos que impedem a adoção da automação, de acordo com estudo da sharedserviceslink e Medius.

Não gerenciar adequadamente o contas a pagar pode afetar negativamente a empresa. O gerenciamento deficiente prejudica o relacionamento com fornecedores e o acesso ao crédito.

Além da automação
A automação do Contas a Pagar é apenas uma das tendências tecnológicas voltadas para melhorar o dia a dia da área financeira, tornando os desafios relacionados a processos rotineiros mais fáceis de serem superados. E as soluções que aumentam a mobilidade trazem mais agilidade e aumentar a produtividade do setor por permitirem, em qualquer lugar e hora:

• Aprovação de pagamentos agendados
• Agendamento de pagamentos
• Gerenciamento de retornos
• Gerenciamento de comprovantes de pagamentos

A automação permite que os fornecedores também tenham acesso, a qualquer momento, ao status do pagamento e atualizações sobre informações da conta. Essa possibilidade cria a transparência necessária para aumentar a confiança e melhorar o relacionamento entre as empresas.

Entretanto, qualquer transformação só é possível no momento que o Contas a Pagar deixar de ser visto apenas como um centro de custos, e passar a ser considerado como estratégico para os negócios.

Acesso a qualquer hora, em qualquer lugar
No passado, as empresas recebiam suas faturas pelo correio, em seguida, cada uma delas deveria ser verificada e colocadas nas datas corretas para pagamento. Cheques seriam preenchidos, alguém os assinaria e, na data de pagamento, iria até o banco para efetuar seu pagamento. Com o tempo, o processo se modernizou um pouco e as faturas passaram a chegar por e-mail – apesar de muitas ainda virem pelos Correios -, e passaram a ser pagas diretamente no home banking da instituição financeira.

Apesar do processo ter se modificado, ele ainda tem seu controle feito de forma manual, lenta e que facilita os erros.

Sistemas modernos de contas a pagar utilizam formas avançadas de automação que permitem que o processo de pagamento seja feito de forma digital. Isso reduz custos, diminui a possibilidade de erros e pagamentos em atraso ou duplicados e permite um monitoramento mais robusto de todo o processo, desde o recebimento da fatura até seu pagamento.

Além de melhorar a eficiência por meio de fluxos de trabalho simplificados e automatizados, com a mobilidade, o setor de Contas a Pagar também pode:

• Acessar o sistema a qualquer hora por meio de dispositivos móveis
• Ter maior visibilidade e controle sobre o fluxo de pagamentos
• Aumentar a produtividade e a satisfação dos funcionários e dos fornecedores
• Escalar o crescimento e aprimorar o roteamento e pagamento de faturas

A estratégia ideal deve oferecer orientação clara sobre como compras e pagamentos são aprovados e por quem são aprovados. Isso deve estar vinculado a todo o fluxo de caixa e visa otimizar a liquidez da empresa.

Eficiência operacional garantida
A melhor forma de automatizar processos de Contas a Pagar é escolher uma solução flexível e que permita a integração com outras ferramentas já utilizadas pela empresa. Essa solução deve envolver a digitalização da fatura no momento em que ela é recebida, extraindo campos chave de dados e aplicando um fluxo de trabalho no qual o número do pedido é verificado e a fatura é encaminhada ao responsável por sua aprovação e posterior pagamento.

A Accesstage conta com soluções que atendem perfeitamente sua empresa na área do Contas a Pagar, via um portais que contribuem para a redução de perdas e ganho de agilidade operacional no dia a dia do setor.