Ferramenta de conciliação de vendas: Por que usar?

Diariamente, o seu time financeiro precisa efetuar a conciliação dos extratos das operadoras de cartões com as vendas efetuadas na loja física ou virtual, para garantir que os valores não apresentem divergências. Este processo implica em acessar os sites das operadoras e dos bancos, para ver, adquirente por adquirente os totais a receber e os valores cobrados de aluguel da maquininha. Todas estas etapas da conciliação de vendas demandam um tempo enorme e valioso do seu time financeiro. No caso de divergências, controles manuais adicionais são feitos para identificar a causa e providenciar o ajuste.

Conforme relatório mensal do Banco Central do Brasil divulgado em novembro de 2014 e publicado no site da ABECS (Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços), o saldo dos cartões de crédito chegou a R$ 150 bilhões em outubro de 2014, apresentando um crescimento de 12,2% quando comparado ao
mesmo período de 2013. Este número comprova o aumento de vendas utilizando o meio de pagamento cartão de crédito, realidade que não tem mais volta. O uso do cartão de crédito pelas empresas traz consigo o impacto no tempo dedicado ao processo de conciliação das vendas, feito pela área financeira.

Este trabalho é essencial para garantir que os valores das vendas com cartões impactem corretamente o seu caixa, e que as taxas cobradas estejam de acordo com o que foi negociado.

Em uma empresa de comércio eletrônico, por exemplo, o mês que contempla a Black Friday e o mês de Dezembro, devido ao Natal, são períodos bem agitados em vendas, e mais agitado ainda para o time financeiro, que certamente terá um volume maior de transações com cartão de crédito para conciliar. Em meio a tantas transações, como ter certeza de que os recebimentos estão corretos? As taxas aplicadas foram as mesmas negociadas? Foram registradas vendas em duplicidade? E como conciliar se eu fizer uma antecipação de recebíveis? Um tempo precioso investido em atividades manuais, sujeitas a falhas operacionais e que poderia ser aplicado em outras atividades.

A sua equipe terá um ganho de produtividade excepcional ao adotar uma solução de conciliação de vendas por cartões automatizada. Existem hoje soluções que permitem a importação dos extratos de vendas de todas as adquirentes, consolidam os extratos e efetuam a conciliação das vendas automaticamente, não só de cartão de crédito, mas também de débito e benefícios.

Flexíveis para atender empresas de todos os portes, uma boa solução de conciliação de vendas oferece recursos para que você tenha o controle absoluto de todas as bandeiras e produtos num único ambiente, aumentando a precisão das informações e redução das chances de falhas no processo. Os benefícios também contemplam o acompanhamento de todas as taxas e de aluguel do POS, cancelamentos ou duplicidade de vendas e antecipação de recebimentos.

Ao adotar uma solução de conciliação de vendas, você e seu time poderão gerir e visualizar todos os lançamentos pertinentes às vendas realizadas com cartões. A equipe se beneficia com recursos como visão gerencial por operadora de cartão, acompanhamento das taxas praticadas, gestão do fluxo de pagamentos e importação e armazenamento dos arquivos de extrato eletrônico.

Painéis gerenciais das transações conciliadas por adquirente e operadora de cartão em um só ambiente? É mais um recurso importante que também está presente em sistemas de conciliação de vendas, inclusive com visão gráfica.

Por fim, seu time financeiro terá acesso a um relatório com as divergências de valores vendidos versus os valores fornecidos pelas adquirentes . Com a aplicação destes recursos automatizados de conciliação de vendas, o volume de transações gerado pela Black Friday ou qualquer outra venda no ano não será mais motivo de preocupação para a equipe financeira.

Além de agilidade no processo de conciliação de vendas, a empresa ganha com a acuracidade das informações conciliadas e tem a certeza de quais valores vendidos foram efetivamente recebidos. Seu time mais eficiente, dedica mais tempo para atividades de gestão estratégica da empresa.